Как завести трудовую книжку

Чтобы понять, как оформляется трудовая книжка, сначала определите, заключаете ли вы трудовой договор впервые или устраиваетесь на работу после прежнего трудоустройства. В ст. 65 ТК РФ эти случаи разделены. При первом договоре книжку оформляет работодатель. Если договор уже не первый, но книжки нет, основанием для оформления новой служит письменное заявление с объяснением причины её отсутствия. Поэтому обращение к работодателю будет общим действием, а содержание обращения — разным.

При первом трудоустройстве отсутствие прежней трудовой книжки само по себе законом предусмотрено. Статья 65 ТК РФ исключает этот случай из требования предъявлять трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности при заключении договора. Это позволяет объяснить работодателю, почему вы не передаёте такой документ: раньше трудовой договор с вами не заключался. Не нужно описывать первую книжку как потерянную или просить заменить документ, которого у вас ещё не было.

Если вы спрашиваете, как делается трудовая книжка после потери прежней, сообщите об утрате работодателю, к которому поступаете на работу. Одного устного объяснения для предусмотренного ст. 65 ТК РФ основания недостаточно: в ней прямо названо письменное заявление. В тексте нужно указать причину отсутствия книжки. Например, при утрате речь идёт именно о потере документа, а при повреждении — о его повреждении. Закон связывает оформление новой книжки с таким обращением поступающего на работу человека.

Потеря и повреждение — не единственные названные законом основания. Статья 65 ТК РФ допускает оформление новой книжки и при её отсутствии по иной причине. Но это не отменяет требования объяснить причину в письменном заявлении. Если вы уже работали, не представляйте ситуацию как первое трудоустройство только потому, что сейчас книжки нет на руках. Для оформления имеет значение история заключения трудового договора, а отсутствие документа нужно объяснить отдельно.

Заявление о новой книжке не заменяет документы, которые предъявляют при поступлении на работу. По ст. 65 ТК РФ к ним относятся паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, а также документ о регистрации в системе индивидуального учёта, в том числе электронный. Под индивидуальным учётом здесь понимается система, регистрация в которой подтверждается отдельным документом. Поэтому подготовку к оформлению книжки стоит связать с подготовкой документов для самого трудового договора: работодатель получает их при приёме на работу.

Часть документов нужна с учётом положения человека и характера работы. Документы воинского учёта предъявляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву. Документ об образовании, квалификации или специальных знаниях нужен при поступлении на работу, для которой требуются специальные знания или подготовка. Статья 65 ТК РФ также предусматривает справки для определённых видов деятельности, где установлены соответствующие ограничения. Эти требования связаны с трудоустройством, поэтому их нельзя считать одинаковым набором для любого человека, желающего оформить книжку.

Если работодатель просит дополнительные бумаги, нужно соотнести просьбу с правилами ст. 65 ТК РФ. Она допускает дополнительные документы в отдельных случаях с учётом специфики работы, когда это предусмотрено перечисленными в статье правовыми актами. Одновременно статья запрещает требовать документы за пределами установленных требований. Само желание оформить трудовую книжку не объясняет, почему от поступающего на работу требуют любую дополнительную справку: у требования должно быть предусмотренное законом основание.

Для человека, который трудоустраивается впервые, статья отдельно описывает ситуацию без открытого индивидуального лицевого счёта. В таком случае работодатель представляет сведения для регистрации в системе индивидуального учёта в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации. Это отдельное действие работодателя при первом трудоустройстве. Его не стоит смешивать с заявлением об утрате книжки: отсутствие счёта и отсутствие ранее оформленного документа — разные обстоятельства, для которых статья предусматривает разные действия.

На практике вопрос о том, как заводится трудовая книжка, лучше сформулировать работодателю через свою ситуацию. При первом договоре сообщите, что устраиваетесь впервые, и предъявите относящиеся к вашему приёму документы. При отсутствии прежней книжки подайте заявление с причиной отсутствия и просьбой оформить новую. Такой порядок следует из ст. 65 ТК РФ. Он помогает точно обозначить, какое действие требуется от работодателя, без подмены первого оформления заменой утраченного или повреждённого документа.