Как внести запись в электронную трудовую книжку

Электронной трудовой книжкой обычно называют сведения о трудовой деятельности, которые работодатель формирует и передаёт для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации. По ст. 66.1 ТК РФ это информация о работе и трудовом стаже каждого работника. Поэтому, чтобы внести данные о работе, обращаться нужно к работодателю: обязанность формировать их возложена на него.

В состав таких сведений входят место работы, трудовая функция, то есть выполняемая работником работа, переводы на другую постоянную работу и увольнение. Для увольнения указываются также основание и причина прекращения трудового договора. Если вы хотите добавить запись, сначала определите, какого именно события она касается: пропущена работа у конкретного работодателя, постоянный перевод или информация об увольнении. Так обращение будет связано с конкретным недостатком сведений.

Начать можно с получения самих сведений. Статья 66.1 ТК РФ позволяет запросить их у работодателя по последнему месту работы за период работы у него. В заявлении укажите подходящий способ получения: заверенный бумажный документ либо электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя. Подпись подтверждает электронный документ в предусмотренной статьёй форме. Заявление можно подать письменно или направить на электронную почту работодателя в установленном им порядке.

Получить сведения можно также в многофункциональном центре, в Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации или через единый портал государственных и муниципальных услуг. Эти способы позволяют увидеть информацию о трудовой деятельности. Сама возможность получить документ через портал не означает, что работник может самостоятельно сделать запись в электронной трудовой книжке: формирование информации закон поручает работодателю.

Если обнаружен пропуск, составьте письменное заявление о дополнении сведений. Если запись есть, но неверны её содержание или сведения о событии, просите исправить информацию. Опишите, что именно отсутствует или указано ошибочно и к какому периоду работы относится обращение. По ст. 66.1 ТК РФ работодатель, представивший неверные или неполные сведения, обязан по такому заявлению исправить либо дополнить их и передать для хранения. Одной выдачей работнику нового документа эта обязанность не исчерпывается.

Срок выдачи сведений и время появления исправленной записи — разные вопросы. В период работы работодатель выдаёт сведения не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора. Отдельного срока появления исправленной записи закон не называет — запросите у работодателя подтверждение передачи исправлений в Фонд. Обновление электронной информации проверяйте по новой выписке. Когда цель обращения — добавить стаж, укажите пропущенные сведения о работе: закон связывает дополнение с неполнотой представленной работодателем информации.