Как узнать стаж сотрудника, если у него электронная трудовая книжка

Если у сотрудника электронная трудовая книжка, стаж можно узнать по сведениям о трудовой деятельности. Это информация о работе, которую работодатель формирует в электронном виде и передаёт для хранения в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Социальный фонд). Закон прямо разрешает использовать такие сведения для исчисления трудового стажа — ст. 66.1 ТК РФ.

При приёме сотрудника на работу начните с предъявленных им документов. В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, поступающий на работу предъявляет сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой либо вместо неё. Если работник принёс сведения, выясните, охватывают ли они интересующие вас периоды. Документ за время работы в одной организации поможет установить этот период, но для подсчёта стажа за несколько мест работы потребуются сведения и о других периодах — ст. 66.1 ТК РФ.

За сведениями обращается сам работник. Электронный документ он может получить с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (Госуслуги). Другой вариант — обратиться в Социальный фонд: там сведения предоставляют на бумаге или в электронной форме. В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) можно получить заверенный бумажный документ. Электронные сведения из фонда или с портала подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью — ст. 66.1 ТК РФ.

Если нужна информация именно о последнем месте работы, сотрудник вправе обратиться к этому работодателю. В заявлении он указывает удобный способ получения: заверенная бумага либо электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя. Для запроса сведений сотрудник оформляет письменное заявление; отправить его на электронную почту можно по правилам, установленным работодателем. Во время работы сведения должны выдать не позднее трёх рабочих дней после подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора, согласно ст. 66.1 ТК РФ.

Для подсчёта сопоставьте записи о месте работы, переводах на другую постоянную работу и увольнении с периодами, которые требуется учесть. Сведения содержат также трудовую функцию сотрудника и основание прекращения договора. Не принимайте перевод за увольнение: это разные события в трудовой истории. При чтении документа соотносите каждую запись с конкретным работодателем и соответствующим отрезком работы. Состав информации о трудовой деятельности определён ст. 66.1 ТК РФ.

Если сотрудник обнаружил ошибку или пропуск в переданной работодателем информации, ему нужно подать этому работодателю письменное заявление. Укажите, какая запись неверна или какой период пропущен. Работодатель обязан исправить либо дополнить сведения и передать их для хранения в информационных ресурсах Социального фонда. Для подсчёта спорного периода используйте исправленную информацию: обязанность работодателя устранить неточность закреплена в ст. 66.1 ТК РФ.