Как составить график отпусков

Чтобы правильно составить график отпусков сотрудников, нужно определить очередность ежегодного оплачиваемого отдыха. По ст. 123 ТК РФ эту очередность устанавливают ежегодно. График утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Это орган, который представляет первичную профсоюзную организацию при обсуждении графика. Смысл документа — заранее закрепить, когда работники будут использовать отпуск. После утверждения соблюдать его должны и работодатель, и работники. Поэтому планировать отдых стоит с учетом не только пожеланий сотрудников, но и предусмотренных законом прав на выбор времени отпуска.

Начать подготовку удобно со сбора пожеланий о времени отдыха. Такой сбор помогает сделать проект; обязательной формы заявления о включении отпуска в график нет — изложите пожелания в свободной форме. Письменное обращение может обозначать желаемое время и просьбу учесть его при составлении документа. При этом обычное пожелание и право на отпуск в удобное время имеют разное значение. Для отдельных категорий работников статья прямо предусматривает предоставление отпуска по их желанию в случаях, установленных законом. Если претендуете на удобное время отпуска, укажите в обращении основание своего права.

Отдельно ст. 123 ТК РФ называет мужа, жена которого находится в отпуске по беременности и родам. По его желанию ежегодный отпуск предоставляется в этот период. Время непрерывной работы у этого работодателя значения для названного правила не имеет. Если такое пожелание заявлено при подготовке графика, его нужно учитывать именно как предусмотренное статьей право. Нельзя оценивать его только как предпочтение, которое работодатель вправе свободно принять или отклонить при распределении очередности отдыха.

Далее работодатель рассматривает подготовленную очередность с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Статья 123 ТК РФ связывает это с порядком принятия локальных нормативных актов, то есть внутренних правил работодателя. Порядок учета мнения профсоюзного органа уточните у работодателя до утверждения графика. Согласие сотрудников или подписи под проектом не освобождают работодателя от учета мнения профсоюзного органа. Учет мнения профсоюзного органа и утверждение работодателем — самостоятельные требования к подготовке графика, прямо названные в статье.

Для утверждения установлен срок: не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Если нужно составить график отпусков на 2027 год, ориентиром остается это правило. Подготовку проекта следует организовать так, чтобы работодатель успел утвердить документ в установленный срок. Сбор пожеланий сам по себе утверждением не является. Равным образом наличие готового списка дат еще не означает, что график уже принят: статья возлагает утверждение именно на работодателя.

Уточните у работодателя, кому поручено заполнять график отпусков. Обязательной должности составителя и единого набора подписей для этого случая закон не называет — согласуйте порядок подготовки и оформления проекта у работодателя. Перед передачей проекта на утверждение проверьте, кто отвечает за внесение сведений и кому передать готовый документ. При обсуждении того, кто подписывает документ, нужно различать техническое составление проекта и его утверждение. Правило об утверждении работодателем остается обязательным независимо от того, кто внес сведения в проект.

Как выглядит график отпусков и как правильно его оформлять, приведенная статья подробно не объясняет. В ней нет образца таблицы, обязательного перечня граф или правил заполнения отдельных строк. Содержательный ориентир есть: документ должен определять очередность предоставления оплачиваемых отпусков. При подготовке проекта полезно проверить, понятно ли из записей, кому и на какое время планируется отпуск. Это способ сделать очередность понятной, а не установленная этой статьей форма документа. Выдавать произвольный образец за обязательный на основании одной нормы нельзя.

Расчет продолжительности отдыха также не раскрыт в ст. 123 ТК РФ. Она регулирует очередность, утверждение графика и извещение о начале отпуска. Поэтому из приведенного текста нельзя получить универсальную продолжительность отпуска или правила расчета его окончания. Когда определяют даты для проекта, нужно отличать вопрос очередности от вопроса о количестве дней. Наличие в статье срока извещения не означает, что этот срок определяет длительность самого отдыха: он относится к уведомлению работника.

После утверждения график нужно соблюдать обеим сторонам. Работодатель не может рассматривать его как необязательный черновик, а работник — как список пожеланий без правового значения. Вместе с тем ст. 123 ТК РФ отдельно требует известить работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до начала. Ознакомление с общей очередностью и такое извещение нужно различать. При ведении графика полезно следить не только за запланированным отдыхом, но и за своевременным извещением каждого работника. Порядок последующих изменений графика приведенный текст не описывает.