Как работодателю получить сведения из электронной трудовой книжки сотрудника

Если нужно посмотреть электронную трудовую книжку сотрудника при его приёме, попросите его предъявить сведения о трудовой деятельности. Так закон называет информацию о работе и стаже, которую работодатели формируют в электронном виде. При заключении договора документ представляет поступающий на работу человек: трудовую книжку и (или) эти сведения. Для первого трудового договора предусмотрено исключение — ст. 65 ТК РФ.

Сначала уточните, за какой период нужны записи. При обращении к последнему работодателю сотрудник получит информацию только о работе у него. Например, если сотрудник обращается к вам за документом о работе в вашей организации, вы предоставляете информацию об этом периоде. Чтобы получить сведения через другие предусмотренные законом каналы, работник может обратиться в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Социальный фонд), многофункциональный центр (МФЦ) или воспользоваться единым порталом государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) — ст. 66.1 ТК РФ.

Форма зависит от того, где сотрудник получает документ. В МФЦ выдают надлежащим образом заверенный бумажный экземпляр. Социальный фонд предоставляет сведения на бумаге с заверением либо электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью. Через Госуслуги работник получает электронный документ с такой подписью. Последний работодатель может выдать заверенный бумажный документ или электронный, если у него есть усиленная квалифицированная электронная подпись — ст. 66.1 ТК РФ.

Полученные сведения позволяют работодателю увидеть информацию о сотруднике, месте работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, увольнении, его основании и причине. Их можно использовать для исчисления трудового стажа, а также для внесения записей в бумажную трудовую книжку, когда она ведётся по закону. Это помогает определить, какие сведения нужны для конкретной кадровой задачи — ст. 66.1 ТК РФ.

Если сотрудник просит выдать сведения у вас, ориентируйтесь на способ, указанный в его заявлении. Для обращения работник может выбрать письменную форму; отправка на электронную почту работодателя возможна по порядку, который тот установил. В период работы документ нужно предоставить не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора. Эти правила выдачи установлены ст. 66.1 ТК РФ.

Когда работник обнаружил ошибку или пропущенную информацию, ему нужно подать письменное заявление работодателю, который передал ошибочные сведения. После такого обращения работодатель обязан исправить либо дополнить записи и направить сведения для хранения в информационных ресурсах Социального фонда. Если ошибку допустила ваша организация, выполнить эту обязанность должны вы — ст. 66.1 ТК РФ.