Как правильно выплачивать премии сотрудникам

Чтобы правильно выплачивать премии, работодателю нужно связать условия начисления с системой оплаты труда. По ст. 135 ТК РФ заработная плата устанавливается трудовым договором в соответствии с системой, действующей у работодателя. Сама система премирования закрепляется коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Локальный акт — это внутренний документ работодателя, содержащий правила для работников. Поэтому начинать стоит с содержания этих документов: какие премии предусмотрены, кому они полагаются и при каких условиях начисляются.

В правилах премирования должны быть определены виды премий и их размеры, сроки, основания и условия выплаты. Это прямо предусмотрено ст. 135 ТК РФ. Вместо общей формулировки о возможности поощрять сотрудников укажите конкретные условия выплаты премий. Из документа должно быть понятно, какое достижение служит основанием для премии, какие показатели учитываются и как они влияют на сумму. Если предусмотрено несколько видов премий, условия каждого вида нужно описать так, чтобы при начислении их можно было различать.

Закон позволяет учитывать качество, эффективность и продолжительность работы, наличие или отсутствие дисциплинарного взыскания и другие показатели. Работодателю следует выбирать понятные критерии, связанные с установленными условиями премирования. Например, если размер выплаты связан с качеством работы, при расчете нужно применять именно предусмотренный критерий качества. Подмена его другим основанием затрудняет объяснение расчета сотруднику. Смысл правил в том, чтобы размер премии следовал из закрепленных условий, а решение о выплате можно было сопоставить с ними.

Квартальная премия также нуждается в собственных условиях. Нужно определить, за какой период оценивается работа, какие результаты учитываются, как рассчитывается сумма и когда она выплачивается. Срок выплаты квартальной премии работодатель должен закрепить в документах о системе премирования в соответствии со ст. 135 ТК РФ. Поэтому ответ на вопрос, как выплачивается квартальная премия конкретному сотруднику, начинается с документов работодателя. Порядок расчета и дату перечисления денег закрепите в условиях выплаты квартальной премии наряду с периодом оценки работы.

При определении сроков нужно учитывать и ст. 136 ТК РФ. Она устанавливает выплату заработной платы не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата определяется правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата. Эти требования следует сопоставить с установленным сроком соответствующей премии, входящей в заработную плату. Если день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, деньги выплачивают накануне этого дня.

Отдельное внимание нужно уделить уменьшению премии из-за дисциплинарного взыскания. По ст. 135 ТК РФ работодатель вправе предусмотреть такое условие в локальном акте с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. При этом снижение касается только премий в составе заработной платы, начисляемых за период применения соответствующего взыскания. Снижение не может уменьшать месячную заработную плату более чем на 20 процентов. Это ограничение относится к уменьшению месячной зарплаты: нельзя читать его как разрешение всегда удерживать определенную долю любой премии.

Условия трудового договора и внутренних документов должны быть согласованы между собой. Статья 135 ТК РФ запрещает ухудшать условия оплаты труда в трудовом договоре по сравнению с законом, коллективным договором, соглашениями и локальными актами. Условия коллективного договора, соглашений и локальных актов, в свою очередь, не могут ухудшать положение по сравнению с трудовым законодательством. При принятии локальных актов о системе оплаты труда учитывается мнение представительного органа работников. Поэтому проверка положения о премировании включает и содержание правил, и порядок их принятия.

При выплате работнику нужно письменно сообщить о составных частях заработной платы за соответствующий период. Статья 136 ТК РФ также требует сообщать о начисленных иных суммах, размерах и основаниях удержаний, общей сумме к выплате. Премия, входящая в заработную плату, должна быть отражена среди ее составных частей в расчетном листке. Его форму утверждает работодатель с учетом мнения представительного органа работников. Сотрудник должен иметь возможность увидеть начисленную сумму, а при удержаниях — их размер и основание.

Способ передачи денег также определяется правилами выплаты зарплаты. Согласно ст. 136 ТК РФ она, как правило, выплачивается по месту работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях коллективного или трудового договора. Перед выплатой премии сопоставьте условия ее начисления, расчет суммы, установленную дату и сведения расчетного листка. Такая сверка позволяет увидеть конкретное расхождение: например, расчет по другому показателю или сумму, которая не соответствует примененным условиям премирования.