Как перейти на электронную трудовую книжку

Когда работник хочет перейти на электронную трудовую книжку, сначала нужно определить, какое действие ему требуется. Получить электронный документ с записями о работе, исправить неточность в этих записях и отказаться от ведения бумажной книжки — разные задачи. Статья 66.1 ТК РФ подробно регулирует сведения о трудовой деятельности. Но порядок прекращения ведения бумажной книжки в её приведённом тексте не установлен. Поэтому ответ о получении электронных сведений не заменяет объяснения правил такого отказа.

Под электронной трудовой книжкой обычно подразумевают сведения о трудовой деятельности — информацию о работе и стаже, которую работодатель формирует в электронном виде. По ст. 66.1 ТК РФ он передаёт её для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации. Работнику не поручено самостоятельно создавать эти записи. Если вы хотите завести электронную трудовую книжку впервые, нужно учитывать именно эту роль работодателя: формирование информации связано с трудовой деятельностью, а получение документа позволяет увидеть уже отражённые сведения.

В электронные сведения входят информация о работнике, место работы и трудовая функция, то есть выполняемая работа. Отражаются также переводы на другую постоянную работу и увольнение с указанием его основания и причины. Такой состав предусмотрен ст. 66.1 ТК РФ. Проверять стоит содержание записей: верно ли указана работа, отражён ли постоянный перевод, правильно ли записано основание прекращения трудового договора. Если в полученном файле есть ошибки или пропуски, подайте работодателю письменное заявление об исправлении или дополнении сведений.

Где оформить электронную трудовую книжку, если под оформлением вы понимаете получение сведений? Статья 66.1 ТК РФ даёт несколько способов. Работодатель по последнему месту работы выдаёт информацию за период работы у него. Многофункциональный центр предоставляет заверенные сведения на бумаге. В Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации можно получить как бумажный, так и электронный документ. Единый портал государственных и муниципальных услуг позволяет получить электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. Это подпись, которой удостоверяется электронный документ в предусмотренном статьёй порядке.

У работодателя можно запросить заверенный бумажный документ либо электронный документ с такой подписью, если она у него есть. Способ выдачи укажите в заявлении. По ст. 66.1 ТК РФ его можно подать письменно или направить на электронную почту работодателя в установленном им порядке. Поэтому возможность отправки по электронной почте связана с порядком, который действует у работодателя. Простое желание получить файл не отменяет условия о наличии у работодателя соответствующей подписи.

Для выдачи сведений работодателем статья устанавливает конкретные сроки. Пока трудовые отношения продолжаются, сведения должны предоставить не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении их предоставляют в день прекращения трудового договора. Эти сроки относятся к выдаче информации за период работы у этого работодателя. Срок оформления отказа от бумажной книжки уточните у работодателя, а срок получения сведений через МФЦ, СФР или портал — при обращении выбранным способом.

Если обнаружена неверная или неполная информация, работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением. Укажите, какую запись нужно исправить или чем дополнить сведения. По ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан внести исправления либо дополнения и передать сведения для хранения в информационных ресурсах Фонда. Это отдельное обращение по поводу содержания записей. Просьба выдать документ и требование устранить ошибку имеют разные цели, даже если работник обнаружил неточность сразу после получения сведений.

При поступлении на работу электронные сведения могут предъявляться вместе с трудовой книжкой или вместо неё в случаях, установленных ТК РФ. Статья 66.1 ТК РФ также допускает использование сведений для подсчёта трудового стажа и внесения записей в бумажную книжку, когда она ведётся по закону. Чтобы выяснить, продолжается ли ведение вашей бумажной книжки, обратитесь к работодателю. Если хотите отказаться от неё, уточните порядок оформления перехода, даже если уже получили сведения через портал либо у работодателя.

Если ваша цель — именно отказаться от бумажной трудовой книжки, приведённая ст. 66.1 ТК РФ не даёт формы заявления о таком выборе и не определяет условия его подачи. Она также не описывает, как оформить новую электронную трудовую книжку при первом трудоустройстве вместо бумажной. Из этой нормы можно уверенно установить обязанность работодателя формировать электронную информацию и права работника на её получение и исправление. Подменять отсутствующие правила перехода порядком выдачи сведений оснований нет.