Как отправить трудовую книжку работнику по почте

Отправка трудовой книжки начинается с выяснения воли работника. Статья 84.1 ТК РФ связывает пересылку бумажной книжки с его согласием. Само увольнение, отсутствие на работе или отказ забрать документ такого согласия не заменяют. Поэтому нельзя считать, что работник разрешил отправку только потому, что он больше не приходит к работодателю. Нужно получить ответ именно о пересылке книжки, а не предполагать его по поведению человека. Например, просьба подготовить книжку к выдаче сама по себе еще не выражает желания получить ее почтой.

По общему правилу ст. 84.1 ТК РФ работодатель выдает трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Почтовая отправка относится к ситуации, когда документ передают другим способом с согласия его владельца. Она не отменяет обязанность оформить увольнение: прекращение договора оформляется приказом, а запись об основании и причине увольнения должна соответствовать закону. После согласования адреса ознакомьте работника с приказом под роспись; если это невозможно или он отказывается, сделайте соответствующую запись на приказе.

Если работник отсутствует в день увольнения либо отказывается получать книжку, закон предусматривает уведомление. В нем нужно предложить человеку явиться за документом или дать согласие на отправление по почте. Это два варианта получения одной и той же книжки. Работодатель не может выбрать пересылку вместо работника только ради того, чтобы быстрее освободить место для хранения документа. Отказ от личного получения еще не означает выбора почтового способа.

Для практической организации отправки имеет смысл попросить работника письменно подтвердить согласие и указать адрес, по которому он хочет получить книжку. Это позволит зафиксировать содержание его ответа и не угадывать место доставки. Согласие на пересылку можно изложить в свободной форме, указав адрес доставки. Поэтому письменное подтверждение здесь служит способом сохранить договоренность, а не требованием использовать какую-либо специальную форму заявления.

Не смешивайте уведомление о необходимости получить книжку с самой отправкой книжки. По ст. 84.1 ТК РФ освобождение от ответственности за задержку связано с днем направления предусмотренного уведомления. Для этого речь должна идти именно о невозможности выдачи из-за отсутствия работника или его отказа. Одно лишь решение работодателя переслать документ не подменяет уведомление с предложенными законом вариантами. Подтверждение его отправки помогает установить, когда работодатель выполнил эту обязанность.

Отдельное правило в той же статье касается сведений о трудовой деятельности. Это информация о работе, которую работодатель предоставляет вместо книжки, когда бумажная трудовая книжка на работника не ведется. При невозможности вручения из-за отсутствия или отказа работника закон предусматривает направление заверенных бумажных сведений заказным письмом с уведомлением. Эту формулировку нельзя автоматически переносить на отправку оригинала книжки: для него в статье названо согласие работника, а конкретный вид почтового отправления не указан.

Если вопрос состоит в выборе способа пересылки самой книжки, приведенная норма не дает оснований объявить определенный вид письма единственно допустимым. Она также не описывает упаковку и оформление почтовых документов для книжки. Организуя отправку, полезно сохранить подтверждения согласия, согласованного адреса и передачи отправления почте. Эти документы нужны, чтобы можно было восстановить последовательность действий, а не только сослаться на то, что книжку когда-то отправили.

После увольнения работник может письменно обратиться за книжкой, которую он так и не получил. Тогда ст. 84.1 ТК РФ обязывает работодателя выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения. Если человек просит именно переслать документ, из обращения должно быть понятно его согласие на такой способ. Если же в обращении говорится только о выдаче, оснований считать почтовую отправку согласованной из этого еще не следует.

Срок по письменному обращению и освобождение от ответственности после уведомления регулируют разные вопросы. Отправленное уведомление не означает, что книжка уже выдана или что дальнейшее обращение работника можно оставить без исполнения. Оно определяет последствия задержки в предусмотренной законом ситуации. При получении ответа работодателю нужно учитывать выбранный работником способ получения, а при согласованной пересылке — использовать сообщенный для нее адрес. Так документы об увольнении и переписка о выдаче книжки будут отражать реальные действия сторон.