Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы

Если закончилась трудовая книжка, обратитесь к работодателю за оформлением вкладыша. Речь идёт о ситуации, когда все страницы хотя бы одного раздела уже заполнены. Для продолжения записей используется вкладыш, который присоединяется к существующей книжке как её неотъемлемая часть. Такой способ позволяет продолжить ведение трудовой книжки после того, как в нужном разделе закончилось место, — п. 32 Порядка, утверждённого приказом от 19.05.2021 № 320н.

Ждать заполнения остальных разделов не требуется. Например, если страницы закончились в том разделе, куда нужно внести очередную запись, свободные страницы другого раздела не меняют порядок действий: работодатель оформляет вкладыш. Ориентир здесь — заполнение всех страниц конкретного раздела, а не всей книжки целиком. Именно с этим условием п. 32 связывает дополнение трудовой книжки вкладышем.

Оформлять и вести вкладыш должен работодатель. Обращаясь к нему, объясните, в каком разделе закончились страницы и требуется продолжить записи. Для вкладыша действует тот же порядок оформления и ведения, что и для трудовой книжки. Работнику не нужно самостоятельно заполнять продолжение вместо работодателя: п. 32 возлагает эту работу на работодателя, который ведёт книжку.

После выдачи вкладыша проверьте отметку в трудовой книжке. Она включает штамп со словами «Выдан вкладыш», а также серию и номер выданного вкладыша. Это позволяет связать книжку с конкретным вкладышем. Требование относится к каждому выдаваемому вкладышу, поэтому при оформлении следующего нужно снова сделать соответствующую отметку — п. 33 того же Порядка.

Обычное место для записи о выдаче — титульный лист трудовой книжки, то есть её первая страница. Если на нём уже нет места для отметки о последующем вкладыше, запись делают на титульном листе первого вкладыша. Поэтому заполненный титульный лист книжки не препятствует оформлению очередного продолжения: для такой ситуации п. 33 предусматривает другое место записи.

Вкладыш нужно сохранять вместе с трудовой книжкой. Он продолжает её, но отдельно от неё недействителен. Если вам нужно представить трудовую книжку с продолжением записей, учитывайте эту связь документов: вкладыш используется как часть книжки, а не как самостоятельная замена. Правило о его недействительности без трудовой книжки прямо закреплено в п. 32.

При заполнении раздела предмет обращения к работодателю — оформление вкладыша и продолжение записей в нём. При получении документов сверьте серию и номер вкладыша с отметкой о выдаче и посмотрите, где она размещена. Эти действия относятся именно к продолжению заполненной трудовой книжки: оформление вкладыша предусмотрено п. 32, а отметка, её содержание и место — п. 33 Порядка.