Канцелярия суда принимает обращения, выдаёт документы и помогает выяснить движение дела. Разберите, с каким вопросом идти в аппарат, как подготовить письменное обращение и почему разговор с секретарём или помощником не заменяет обращения к судье.
Коротко
Гражданская канцелярия суда — место обращения по приёму и выдаче документов, учёту движения дел и хранению материалов. Эти функции выполняет аппарат суда по ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. Секретарь канцелярии суда и помощник работают в пределах своих обязанностей: вопрос о выдаче документа нужно отделять от требования изменить судебное решение. Общее руководство аппаратом осуществляет председатель суда — ч. 2 ст. 38 Закона № 1-ФКЗ.
Начните с документа и номера дела: сотруднику должно быть понятно, какое действие требуется от аппарата.
п. 1, 8 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ
п. 1, 2 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ
п. 8–10 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ
Ошибочный адресат обращения затрудняет поиск документа и оставляет саму просьбу неясной.
Помощь нужна, когда за организационным затруднением стоит риск для участия в деле.
Соотнесите свою просьбу с функцией аппарата, чтобы обращение имело конкретный предмет.
Обязанности аппарата как подразделения нельзя целиком приписывать любому сотруднику у окна. Уточняйте должность и предмет обращения.
| Участник | Обязанность или право | Норма |
|---|---|---|
| Аппарат суда общей юрисдикции | Принимает и выдаёт документы, удостоверяет копии, вручает уведомления и вызовы; ведёт учёт движения дел и сроков их прохождения, хранит дела и документы. По предмету просьбы уточните ответственное подразделение. | п. 1–3, 8, 10 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ |
| Председатель соответствующего суда | Осуществляет общее руководство деятельностью аппарата федерального суда общей юрисдикции. При организационном обращении опишите работу аппарата и требуемое действие с документом. | ч. 2 ст. 38 Закона № 1-ФКЗ |
| Руководитель аппарата — администратор соответствующего суда | Непосредственно руководит аппаратом кассационного, апелляционного, областного и равного ему суда. В таком суде различайте непосредственное руководство аппаратом и общее руководство председателя. | ч. 2.1 ст. 38 Закона № 1-ФКЗ |
| Работники аппарата федерального суда общей юрисдикции | Являются федеральными государственными гражданскими служащими; также могут замещать должности, не являющиеся должностями гражданской службы. Для последних права и обязанности устанавливает трудовое законодательство. | ч. 6, 8 ст. 38 Закона № 1-ФКЗ |
Как работает канцелярия суда, проще понять через путь документа: поступление, движение, выдача и хранение.
Аппарат обеспечивает организационную сторону осуществления правосудия федеральным судом общей юрисдикции — ч. 1 ст. 38 Закона № 1-ФКЗ. Для посетителя это прежде всего работа с документами и сведениями о деле. Приём обращения, удостоверение копии и учёт прохождения дела относятся к функциям аппарата по п. 1, 2, 8 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. Поэтому просьба должна описывать действие: принять, выдать, удостоверить, уточнить движение.
Секретарь и помощник — не взаимозаменяемые названия всего аппарата. Когда вы связываетесь с судом, запишите должность собеседника и уточните, кому адресовать вопрос. Аппарат обеспечивает ведение протоколов и осуществляет организационно-подготовительные действия в связи с назначением дел к слушанию — п. 5, 7 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. Конкретное распределение работы полезно выяснить до передачи документов.
Работа в канцелярии суда связана и с этапом после рассмотрения дела: аппарат обеспечивает обращение решений к исполнению и хранение дел по п. 9, 10 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. Выясняйте, где находятся материалы и к какому судебному акту относится просьба. Это разные вопросы, даже если их приходится задавать одному подразделению.
К обращению полезно привязать конкретную функцию из перечня.
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
Я проверяю, какое действие с документом требуется от аппарата. Затем формулирую просьбу так, чтобы её можно было сопоставить с поступлением, выдачей или движением дела.
Статьи закона, на которых держится тема, — с названиями из официального текста
Официальный текст: О судах общей юрисдикции в Российской Федерации
Здесь различается предмет обращения к аппарату, от которого зависит содержание просьбы.
Нужно установить, приняты ли документы и к какому делу они относятся. Подготовьте название обращения, дату передачи и её подтверждение; аппарат принимает документы по п. 1 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
Требуется выдача документа и удостоверение его копии. Назовите акт, дату и дело, чтобы просьба не превратилась в общий запрос о материалах — п. 1, 2 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
Вопрос касается вручения уведомлений и вызовов либо организационной подготовки слушания. Сохраните полученное извещение и укажите, что требует уточнения — п. 3, 5 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
Обращение связано с обеспечением ведения протокола. Укажите дату заседания и дело, отделяя вопрос об организации работы от процессуального несогласия с содержанием — п. 7 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
Непонятно, где находятся материалы и как они прошли внутри суда. Сформулируйте просьбу об учёте движения и месте хранения дела — п. 8, 10 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
Нужно уточнить обращение решения к исполнению и выдачу документа. Укажите судебный акт, на основании которого обращаетесь, и сохраните своё заявление — п. 1, 9 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
Если нарушение работы аппарата стало предметом частного определения, проверяйте, кому адресован этот акт и какие нарушения в нём названы. Для должностного лица состав связан с оставлением судебного акта без рассмотрения или непринятием мер по устранению нарушений, а не с самим фактом обращения посетителя — ст. 17.4 КоАП РФ.
| Нарушение | Кто отвечает | Санкция | Норма |
|---|---|---|---|
| Оставление без рассмотрения частного определения или постановления суда, представления судьи либо непринятие мер по устранению указанных в определении, постановлении или представлении нарушений закона | Должностное лицо | Для должностного лица — адресата частного определения, постановления суда или представления судьи размер административного штрафа составляет 500–1 000 рублей. | ст. 17.4 КоАП РФ |
При подготовке обращения сохраните сам акт суда, сведения о его адресате и ответ о принятых мерах. Не подменяйте описание действий адресата общей оценкой работы канцелярии: по ст. 17.4 КоАП РФ значение имеет реакция должностного лица на конкретный судебный акт.
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
Я начинаю разбор затруднения в канцелярии с маршрута документа. Прошу показать сам текст обращения, подтверждение передачи и ответы сотрудников. По ним проверяю, что именно осталось неясным: поступление бумаги, место нахождения дела или готовность копии. Это позволяет адресовать просьбу к конкретной функции аппарата, закреплённой в ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. Формулировка «ничего не делают» такого предмета не даёт.
Если посетитель хочет обсудить содержание решения с помощником, я сначала разделяю две задачи: получить документ и подготовить процессуальное обращение. Организационная роль аппарата определена ч. 1 ст. 38 Закона № 1-ФКЗ. В переписке о выдаче копии я указываю документ и дело, а возражения против выводов суда готовлю отдельно. Сохранённая история обращений помогает объяснить, откуда возникло затруднение, без предположений о мотивах сотрудника.
Советую перед поездкой уточнить именно часы нужного приёма. Звонок полезен для организации визита, а для разбора уже переданных документов я использую их текст и подтверждения отправки. По ним можно поставить проверяемый вопрос о движении дела, учёт которого ведёт аппарат по п. 8 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
Соберите историю одного документа, прежде чем направлять общее обращение о работе аппарата.
Вопрос о работе аппарата начните с описания судьбы документа и требуемого действия. Такое обращение касается организации работы суда; несогласие с решением изложите в процессуальной жалобе.
Аппарат обеспечивает движение документов; предмет процессуального обращения нужно определять по самому судебному акту.
| Вопрос | Как решается | Норма |
|---|---|---|
| Подача апелляционной жалобы на решение по гражданскому делу | Если вы оспариваете решение, передайте апелляционную жалобу в вынесший его суд на бумаге или в электронном виде. Месячный срок связан с принятием решения в окончательной форме, если ГПК РФ не предусматривает другого срока. В обращении к канцелярии различайте передачу этой жалобы и просьбу выдать копию. | ч. 1, 2 ст. 321 ГПК РФ |
| Получить удостоверенную копию | В просьбе укажите, что нужна удостоверенная копия конкретного судебного документа. Не смешивайте эту задачу с изложением возражений против выводов суда. | п. 2 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ |
| Уточнить прохождение материалов | Поставьте вопрос о движении дела и сроках его прохождения в суде. Сообщите известные реквизиты и этап, который требует уточнения, приложите прежние ответы аппарата. | п. 8 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ |
| Поставить вопрос об исполнении решения | Обозначьте судебное решение и действие с исполнительным документом, которое вам требуется. Аппарат обеспечивает обращение судебных решений к исполнению. | п. 9 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ |
Для подготовки просьбы соберите бумаги, по которым можно восстановить путь документа. Перечень зависит от самого вопроса.
| Документ | Зачем | Кто подписывает, форма |
|---|---|---|
| Обращение о приёме или выдаче документа | Попросить принять передаваемый документ либо выдать нужный документ из дела. Приём и выдача документов входят в функции аппарата по п. 1 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. | Подготовьте от своего имени: назовите принимаемый или выдаваемый документ, сохраните переданный суду текст просьбы. |
| Прежнее заявление и подтверждение передачи | Сопоставить содержание просьбы с поступлением документов и учётом движения дела по п. 1, 8 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. | Соберите имеющиеся экземпляры и сведения об отправке, сохранив дату и адресата. |
| Судебный документ или его реквизиты | Точно назвать акт, копию которого просите выдать и удостоверить по п. 1, 2 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. | Подготовьте имеющуюся копию либо выпишите название, дату и номер дела. |
| Ответы аппарата на прежние обращения | Показать, какой вопрос о движении или хранении материалов остался неясным по п. 8, 10 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. | Сохраните сообщения целиком, вместе с датой получения и сведениями об отправителе. |
Если копия решения нужна для обжалования, запишите дату принятия решения в окончательной форме и даты обращений за копией. Срок апелляции привязан к принятию решения в окончательной форме, а не к посещению канцелярии — ч. 1 ст. 321 ГПК РФ. Сохраните сведения о том, когда и как просили выдать документ.
| Действие | Срок | С какого дня | Норма |
|---|---|---|---|
| Передача в канцелярию жалобы на решение по вашему гражданскому делу | На апелляцию отведён месяц, если для обжалуемого решения ГПК РФ не устанавливает другой срок | Отсчёт связан с датой принятия решения в окончательной форме. Жалобу передайте в вынесший решение суд, указав, что это апелляция, а не просьба о копии. | ч. 1, 2 ст. 321 ГПК РФ |
Как адвокат ведёт ваше поручение
№ 78/8790 · адвокат · в профессии с 2006 года
Я веду поручение лично. При обращении разбираю задачу, необходимые действия и объём помощи, который закрепляю в соглашении.
Сведения, полученные в связи с обращением за юридической помощью, охраняются адвокатской тайной.
При выборе адресата отделяйте обращение за документом от несогласия с решением.
Аппарат принимает и выдаёт документы, удостоверяет копии и ведёт учёт движения дел — п. 1, 2, 8 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. Гражданская канцелярия суда занимается организационными вопросами. Подготовьте номер дела и название документа.
В самом суде уточните расписание нужного подразделения и вид приёма. График работы канцелярии суда может отдельно обозначать приём обращений и выдачу документов. Приём граждан и выдача документов входят в функции аппарата по п. 1, 12 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. Перед поездкой запишите, куда именно обращаться.
К сотруднику аппарата обращайтесь по поводу документа, движения дела или подготовки слушания. Организационная роль аппарата определена ч. 1 ст. 38 Закона № 1-ФКЗ. Просьбу изменить решение отделяйте от просьбы выдать копию.
Начните с обращения, в котором назовите дело, судебное решение и требуемый исполнительный документ. Уточните, какое подразделение занимается его выдачей, и сохраните текст просьбы. Приём и выдача документов, а также обращение решений к исполнению входят в функции аппарата по п. 1, 9 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
В конкретном городском суде уточните часы нужного приёма. Назовите цель визита: передача документов, копия или движение дела. Приём граждан обеспечивает аппарат по п. 12 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
Сначала уточните город и полное название суда: одного слова «Ленинский» недостаточно для выбора адресата. Канцелярия Ленинского суда по гражданским делам нужна для организационного обращения по конкретному делу. Для приёма подготовьте его реквизиты; приём граждан входит в функции аппарата по п. 12 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ.
В самом суде уточните подразделение по вашему вопросу: приём обращения, копия или движение материалов. Назовите дело и документ. Эти функции закреплены п. 1, 2, 8 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. До поездки проверьте расписание приёма.
Организационными действиями с документами и делами: приёмом, выдачей, учётом движения и хранением по п. 1, 8, 10 ч. 1 ст. 39 Закона № 1-ФКЗ. Непосредственное руководство аппаратом кассационного суда общей юрисдикции осуществляет руководитель аппарата — администратор по ч. 2.1 ст. 38 Закона № 1-ФКЗ.
В соответствующем суде уточните график работы канцелярии арбитражного суда и часы нужного вида приёма. Время работы канцелярии арбитражного суда проверяйте перед визитом; отдельно спросите номер канцелярии арбитражного суда для связи по делу. Режим работы канцелярии арбитражного суда нужен именно того подразделения, которое принимает ваши документы.
Выбирайте суд по реквизитам своего дела. Канцелярия Московского арбитражного суда и канцелярия Арбитражного суда Московской области требуют точного указания суда при обращении. Работа канцелярии арбитражного суда и часы выдачи нужного документа уточняются у выбранного адресата.
Сверьте название суда с реквизитами дела. Канцелярия Арбитражного суда Краснодарского края и канцелярия Арбитражного суда Санкт-Петербурга и Ленинградской области относятся к разным судам. Подготовьте номер дела, название документа и вопрос о его движении; способ передачи обращения уточните в соответствующем суде.
Где нужна помощь адвоката и что прочитать дальше по этому вопросу
Не откладывайте защиту