Заявка на выдачу патента подаётся в Роспатент лицом, обладающим правом на получение патента. Заявление составляется на русском языке, прочие документы могут быть на другом языке с приложением перевода, а подписывает заявление сам заявитель либо подающий заявку представитель — статья 1374 ГК РФ. Дальше начинается делопроизводство, и оно устроено как переписка: ведомство направляет запросы и уведомления, заявитель отвечает в срок, и каждое молчание имеет последствие.
Первая стадия — формальная экспертиза: проверяются наличие документов и их соответствие требованиям, устанавливается дата подачи. При недостатках Роспатент даёт три месяца на исправление с продлением не более чем на десять месяцев; если заявитель молчит, заявка признаётся отозванной — статья 1384 ГК РФ. По изобретению за формальной экспертизой автоматически ничего не следует: экспертиза по существу начинается только по ходатайству, поданному в течение трёх лет с даты подачи заявки.
Приоритет — то, ради чего заявку подают быстро. По общему правилу он устанавливается по дате подачи заявки в Роспатент, но может быть установлен и иначе: по дате поступления дополнительных материалов, оформленных самостоятельной заявкой в течение трёх месяцев со дня уведомления об их непринятии, либо по дате более ранней заявки того же заявителя — двенадцать месяцев для изобретения, шесть для полезной модели и промышленного образца (статья 1381 ГК РФ). Конвенционный приоритет считается от даты первой заявки в государстве — участнике Парижской конвенции: двенадцать месяцев для изобретения и полезной модели, шесть — для промышленного образца.
Заявку можно перевести с одного объекта на другой. Заявка на изобретение преобразуется в заявку на полезную модель или промышленный образец до публикации сведений о заявке, но не позднее дня принятия решения о выдаче патента, а при отказе — пока не исчерпана возможность подать возражение; обратное преобразование тоже допускается. Приоритет и дата подачи при этом сохраняются — статья 1379 ГК РФ.
Пропущенный срок в делопроизводстве — не всегда конец. Сроки представления документов по запросу, подачи ходатайства об экспертизе по существу и подачи возражения восстанавливаются Роспатентом, если заявитель укажет уважительные причины; ходатайство о восстановлении подаётся в течение двенадцати месяцев со дня истечения пропущенного срока и одновременно с самими документами — статья 1389 ГК РФ.