Сколько нужно хранить документы по СОУТ

Если вы определяете, сколько нужно хранить документы по СОУТ у работодателя, начните с места проведения специальной оценки условий труда. Для отчёта и сопровождающих его документов по месту проведения оценки предусмотрено 45 лет хранения. Это правило позиции 407 п. 7.3 Перечня, утверждённого приказом от 20.12.2019 № 236. Срок относится ко всему названному в этой позиции комплекту, а не только к итоговому отчёту.

При вредных и опасных условиях труда действует специальная оговорка: по месту проведения оценки документы хранят 50/75 лет. При выборе срока для такого комплекта учитывайте сведения об условиях на рабочих местах. Применять обычные 45 лет ко всем отчётам без учёта этой оговорки нельзя: для документов о вредных и опасных условиях в позиции 407 п. 7.3 Перечня предусмотрено более длительное хранение.

Если документы находятся в другой организации, для них предусмотрен срок 5 лет. Здесь нужно различать место проведения СОУТ и другую организацию, где хранятся документы об этой оценке. Переносить пятилетний срок на комплект по месту проведения оценки нельзя. Для ответа на вопрос, сколько хранится СОУТ, значение имеет не только содержание отчёта, но и то, к какой из этих категорий относится его хранение — позиция 407 п. 7.3 Перечня.

Карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места сохраняют вместе с документами соответствующей категории. Они прямо включены в состав документов к отчёту. В этом же перечне названы протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные и сводные ведомости. Если комплект распределён по разным папкам, ориентиром для срока остаётся принадлежность каждого документа к отчёту о СОУТ, а не название папки — позиция 407 п. 7.3 Перечня.

Декларации соответствия и перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда также входят в позицию 407. Для выбора срока хранения их нужно рассматривать как документы к отчёту о специальной оценке. Например, наличие слова «охрана труда» в названии перечня мероприятий не переводит его в категорию общей переписки по охране труда. Состав комплекта СОУТ прямо описан в п. 7.3 Перечня.

Отдельно учитывайте документы по охране труда, которые относятся к другим позициям. Для сертификатов безопасности предусмотрено 5 лет после истечения срока действия сертификата, а для документов о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет: позиции 408 и 409 п. 7.3 Перечня. Эти сроки применяются к соответствующим видам документов. Когда решаете, можно ли завершить хранение конкретного материала, сначала соотнесите его содержание с нужной позицией: отчёт и приложения по СОУТ выделены в самостоятельную категорию.