Сколько хранятся журналы инструктажей по охране труда

Если вы решаете, сколько хранить заполненный журнал инструктажей по охране труда, ориентир — 45 лет. Это срок для журналов и книг учета вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте. Оба вида названы вместе в подпункте «а» позиции 423 раздела 7.3 Перечня, утвержденного приказом от 20.12.2019 № 236. Выбирать между ними более короткий срок хранения не нужно: для обоих действует одинаковое правило.

Вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте могут учитываться в разных журналах. Для ответа о хранении существенно, какие именно записи содержит каждый документ. Если это учет одного из названных инструктажей, применяйте срок 45 лет. Название «книга учета» вместо «журнал» срок также не меняет: позиция 423 охватывает обе формы учета. При сопоставлении документов смотрите на вид учитываемого инструктажа, а не только на общее упоминание охраны труда на обложке.

Срок 5 лет относится к другой группе: журналам и книгам учета профилактических работ по охране труда и проверки знаний по охране труда. Они выделены в подпункте «б» той же позиции 423. Когда рядом хранятся журналы инструктажа и проверки знаний, их легко объединить под общим названием. Но для хранения это разные документы. Пятилетний срок проверки знаний не сокращает срок, установленный для учета вводного инструктажа или инструктажа на рабочем месте.

Фразой «сколько хранятся инструктажи по охране труда» часто обозначают также документы об обучении работников. Здесь нужно уточнить, о каком документе идет речь. Программы, списки и переписка об обучении по охране труда хранятся 5 лет по позиции 421 раздела 7.3 Перечня. Это отдельная категория. Если у работодателя есть и программа обучения, и журнал вводного инструктажа, для программы применяется пятилетний срок, а для журнала — срок 45 лет.

Протокол результатов обучения тоже следует отличать от журнала инструктажа. Для протоколов результатов обучения по охране труда установлен срок 5 лет — позиция 422 раздела 7.3 Перечня. Сходная тема документов не делает сроки одинаковыми. При решении вопроса о хранении протокола используйте правило для результатов обучения; при решении вопроса о журнале — правило для того вида учета, который в нем ведется.

Итак, при распределении документов по срокам хранения сначала определите их назначение: учет инструктажа, проверка знаний или оформление обучения. Затем соотнесите документ с соответствующей позицией раздела 7.3 Перечня. Для вопроса о журналах вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте решающей будет позиция 423, подпункт «а»: хранение в течение 45 лет. Пятилетние сроки соседних категорий применяются к перечисленным в них документам.