Нужно ли сдавать отчётность по НДФЛ

Вопрос «нужно ли сдавать НДФЛ» сначала стоит уточнить по роли человека или бизнеса. Сокращением НДФЛ обозначают налог, которым облагаются доходы физических лиц. Отчётность о нём может подавать налоговый агент, то есть лицо, которое учитывает выплаченные людям доходы, исчисляет и удерживает налог. Отдельно существует декларация самого получателя дохода. Расчёт агента и личная декларация решают разные задачи, поэтому обязанность подать один документ нельзя автоматически переносить на другой. Для этих документов установлены разные правила в ст. 230 и 229 НК РФ.

Если организация или предприниматель выступает налоговым агентом, п. 2 ст. 230 НК РФ обязывает представлять расчёт исчисленного и удержанного налога. За первый квартал, полугодие и девять месяцев срок установлен не позднее 25-го числа следующего месяца. Для расчёта за год крайняя дата подачи — 25 февраля года, следующего за отчётным. Это обязанность агента перед налоговым органом по месту учёта. Само по себе наличие у получателя дохода личной декларации не заменяет расчёт того, кто выплачивал ему доход.

Отдельное внимание нужно уделить сведениям по каждому человеку. Пункт 2 ст. 230 НК РФ предусматривает документ о доходах за истекший налоговый период и суммах исчисленного и удержанного налога. Для него также назван срок не позднее 25 февраля следующего года. При этом закон прямо устанавливает представление таких сведений в составе расчёта. Поэтому при подготовке годовой отчётности следует учитывать не только общие показатели, но и сведения об отдельных получателях доходов: общая сумма не описывает доход каждого из них.

Основа отчётности агента — его налоговые регистры, то есть записи, в которых он учитывает доходы и налог. По п. 1 ст. 230 НК РФ в них отражают полученные от агента доходы, предоставленные вычеты, исчисленные и удержанные налоги. Формы регистров агент разрабатывает сам. Свобода выбора формы не отменяет требований к содержанию: нужны сведения о получателе, видах дохода и вычетов, суммах, датах выплат, статусе налогоплательщика и датах удержания. Именно с этими записями связаны показатели, попадающие в расчёт.

Способ представления расчёта также установлен п. 2 ст. 230 НК РФ. Для налогового агента предусмотрена электронная форма по телекоммуникационным каналам связи. Если доходы в налоговом периоде получили до 10 человек, закон допускает бумажные сведения и расчёт. Численность здесь относится к физическим лицам, получившим доходы. Возможность использовать бумагу касается способа подачи, а не освобождения от отчётности: агенту всё равно нужно представить предусмотренные законом показатели и сведения. Выбор носителя не меняет содержание обязанности.

У организации с обособленными подразделениями имеет значение место учёта подразделения. Пункт 2 ст. 230 НК РФ связывает подачу сведений о работниках с учётом соответствующего подразделения, а о получателях выплат по гражданско-правовым договорам — с подразделением, заключившим договор. Для нескольких подразделений на территории одного муниципального образования предусмотрен выбор места представления отчётности с уведомлением налоговых органов. Этот выбор сопровождается установленными в норме условиями; считать любой адрес учёта организации одинаково подходящим для всех выплат нельзя.

Для человека, который спрашивает о собственных доходах, отправной точкой будет ст. 229 НК РФ. Её п. 1 определяет круг обязанных подавать декларацию через отсылки к другим положениям Кодекса. Сам факт получения дохода ещё не даёт основания утверждать, что личная декларация обязательна для каждого. Для обязательной подачи в этом пункте назван срок не позднее 30 апреля следующего года с предусмотренным там исключением. А п. 2 позволяет подать декларацию и тому, на кого такая обязанность не возложена.

При заполнении личной декларации нужно учитывать п. 4 ст. 229 НК РФ. Он перечисляет отражаемые показатели: доходы, источники выплат, вычеты, удержанный налог, авансовые платежи и итоговую сумму к уплате либо возврату. Одновременно разрешено не включать доходы, налог с которых агент удержал полностью, если это не мешает получению вычетов. Это правило о составе декларации: оно позволяет решить, какие доходы в неё включать. Из него нельзя вывести общее освобождение человека от подачи декларации по всем остальным доходам.

Справка от агента нужна для другой цели: она подтверждает полученные человеком доходы и удержанный налог. По п. 3 ст. 230 НК РФ агент выдаёт её по заявлению физического лица. Такая справка помогает сопоставить сведения о выплатах с показателями личной декларации, если человек её подаёт. Но выдача справки получателю дохода и представление агентом расчёта в налоговый орган — самостоятельные действия. Поэтому ответ о сдаче отчётности следует связывать с конкретным документом и с тем, на кого возложена его подача.