Можно ли оплачивать бизнес-картой личные покупки

Если вы собираетесь оплачивать бизнес-картой личные покупки, сначала определите, за чей счёт они совершаются. Когда организация или индивидуальный предприниматель оплачивает человеку товары либо услуги для его нужд, возникает доход в натуральной форме. Деньги поступают продавцу, а человек получает оплаченную для него покупку. Именно такую оплату в интересах налогоплательщика относит к доходам подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.

Что считать личными тратами при такой оплате? Ориентир — интерес получателя. Среди примеров названы питание, отдых, обучение и коммунальные услуги. Если организация оплачивает их для человека, налоговое значение имеет полученное им благо. Название карты не меняет назначения покупки: оплаченный для личного использования товар остаётся приобретением в интересах получателя. Это позволяет оценить обычную бытовую покупку по правилу подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.

Полная оплата продавцу за счёт бизнеса и частичная оплата имеют общее правило: обе охватываются понятием натурального дохода. Если человек внёс часть стоимости, при определении налоговой базы эту часть исключают. В расчёт входит стоимость полученных товаров, работ или услуг с соответствующей суммой налога на добавленную стоимость и акцизов. Для личной покупки нужно различать цену приобретения и ту её часть, которую оплатил получатель, — п. 1 ст. 211 НК РФ.

Рабочие расходы рассматриваются иначе по своему назначению: работник приобретает нужное для деятельности юридического лица или ИП. Когда ему выдают для этого наличные под отчёт, выдачу оформляют расходным кассовым ордером на основании распорядительного документа либо письменного заявления работника. Эта процедура относится к наличным деньгам. При обсуждении покупок по карте полезно различать безналичную оплату продавцу и выдачу наличных работнику: порядок последней закреплён в п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У.

Чем подтвердить расход выданных под отчёт наличных? Работник предъявляет авансовый отчёт и прилагает подтверждающие документы. Их получает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель. Документы должны позволять соотнести заявленную покупку с расходованием подотчётных денег на деятельность бизнеса. Срок представления отчёта определяет руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель — п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У.

Если личная покупка уже оплачена организацией, при её учёте нужно учитывать интерес получателя и внесённую им часть стоимости. Не следует описывать бытовые товары как приобретённые для деятельности бизнеса только из-за способа оплаты. Для натурального дохода действует ст. 211 НК РФ; для отчётности по наличным, выданным работнику на рабочие расходы, — п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У. Эти правила отвечают на разные вопросы: что получил человек за счёт бизнеса и как он отчитывается за подотчётные наличные.