Какие формы отчётности предусмотрены по НДФЛ

НДФЛ — налог на доходы физических лиц. Чтобы определить, какие формы нужны, сначала следует различить обязанности того, кто выплачивает доход, и того, кто его получает. Налоговый агент учитывает выплаты человеку, исчисляет и удерживает налог, а затем представляет соответствующую отчётность. Физическое лицо отражает собственные доходы в декларации, когда на него возложена такая обязанность, либо подаёт её добровольно. Эти документы решают разные задачи, поэтому декларацию нельзя считать заменой расчёту агента.

Основной отчёт налогового агента по п. 2 ст. 230 НК РФ — расчёт сумм налога, которые он исчислил и удержал. Его представляют за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Для первых трёх периодов установлен срок не позднее 25-го числа следующего месяца. Годовой расчёт представляют не позднее 25 февраля следующего года. Здесь речь идёт именно об отчётности по выплатам физическим лицам: обязанность агента связана с доходами, полученными от него, и удержанием налога с этих доходов.

Другая составляющая отчётности — сведения о доходах за истекший налоговый период и налоге по каждому физическому лицу. Пункт 2 ст. 230 НК РФ предусматривает их представление в составе расчёта. Поэтому наличие в законе упоминания отдельного документа со сведениями ещё не означает, что его следует направлять отдельно от расчёта. Для этих сведений установлен срок не позднее 25 февраля года, следующего за отчётным налоговым периодом.

Нужно различать содержание отчёта и способ его отправки. Формы, форматы и порядок представления расчёта и сведений утверждает уполномоченный налоговый орган. Сам агент эти формы не разрабатывает. Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ, отчётность направляется в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Если доходы в налоговом периоде получили до 10 человек, допускается бумажный носитель. Такая возможность касается способа представления, а не освобождения от отчётности или изменения её содержания.

Место представления также имеет значение. По общему правилу п. 2 ст. 230 НК РФ налоговый агент отчитывается по месту своего учёта. Для организаций с обособленными подразделениями предусмотрены специальные правила: учитываются место учёта подразделения, работа получателей дохода и заключение гражданско-правовых договоров. Если несколько подразделений находятся в пределах одного муниципального образования, закон допускает выбор налогового органа при соблюдении условий уведомления. Само наличие нескольких подразделений не создаёт нового вида отчёта, но влияет на то, куда он поступает.

Регистры налогового учёта выполняют внутреннюю задачу. В них агент отражает доходы, вычеты, исчисленный и удержанный налог. По п. 1 ст. 230 НК РФ форму таких регистров он разрабатывает самостоятельно. Однако свобода оформления не означает свободу содержания: нужны сведения о получателе дохода, видах выплат и вычетов, суммах и датах, а также другие предусмотренные нормой данные. Регистр помогает собрать сведения для отчётности, но не заменяет установленную форму расчёта.

Справка о доходах предназначена самому физическому лицу. На основании п. 3 ст. 230 НК РФ агент выдаёт её по заявлению человека, используя утверждённую форму. Это самостоятельное назначение документа: подтвердить полученные доходы и удержанный налог перед получателем справки. Выдачу такой справки не следует смешивать с представлением годовых сведений в налоговый орган. Даже если в документах отражаются связанные показатели, адресат и основание их подготовки различаются.

Декларация физического лица регулируется ст. 229 НК РФ. Она содержит сведения о доходах и источниках их выплаты, вычетах, удержанном налоге, фактически уплаченных авансовых платежах и итоговой сумме к уплате либо возврату. При этом п. 4 предусматривает исключения из состава указываемых доходов. В частности, доходы с полностью удержанным агентом налогом можно не отражать, если это не мешает получению налоговых вычетов. Поэтому наличие дохода само по себе ещё не определяет состав декларации.

Общий срок обязательного представления декларации по п. 1 ст. 229 НК РФ — не позднее 30 апреля следующего года, с предусмотренным законом исключением. Для прекращения деятельности и выезда иностранного физического лица п. 3 устанавливает особые правила. Если же обязанности подавать декларацию нет, п. 2 позволяет направить её по месту жительства добровольно. При выборе документа следует сопоставлять роль отправителя, содержание доходов и цель обращения: отчёт агента, подтверждение дохода человеку или декларирование собственных поступлений.