Какие документы вправе требовать налоговая

Чтобы определить, какие документы требует налоговая правомерно, сначала выясните, чью деятельность проверяют. Если проверка проводится в отношении вас, запрос должен касаться документов, необходимых для этой проверки. Сопоставьте каждый пункт требования с её предметом: полномочие запрашивать материалы связано именно с проверкой, а не с любыми интересующими инспектора сведениями. Такое основание предусмотрено п. 1 ст. 93 НК РФ.

Когда проверяют вашего контрагента, документы могут запросить у вас как у лица, располагающего сведениями о его деятельности. Получателем требования может быть и другое лицо, у которого есть нужная информация. Запрос возможен также при дополнительных мероприятиях налогового контроля по решению руководителя налогового органа или его заместителя, а сведения об организации могут истребовать у контрагента при налоговом мониторинге — п. 1 ст. 93.1 НК РФ.

Отсутствие налоговой проверки не исключает требования: при обоснованной необходимости налоговая вправе получить документы и информацию о конкретной сделке. Их запрашивают у участников сделки либо у других обладателей сведений о ней. Если требование направлено через налоговый орган по месту вашего учёта, к нему прилагается копия поручения. Для запроса о сделке в поручении должны быть сведения, позволяющие её определить, — п. 2–4 ст. 93.1 НК РФ.

Для передачи бумажных документов подготовьте заверенные вами копии, пронумеруйте и прошейте листы по установленным требованиям. Нотариальное удостоверение допускается требовать только в предусмотренных законодательством случаях. Возможны личная передача, передача через представителя, заказное письмо и электронные способы; при необходимости инспектор вправе ознакомиться с подлинниками — п. 2 ст. 93 НК РФ.

При проверке вашей деятельности общий срок представления составляет 10 дней со дня получения требования. Если не успеваете, письменно уведомите проверяющих в течение дня, следующего за днём получения: объясните причины и укажите, когда сможете передать документы. Руководитель налогового органа или его заместитель решает вопрос о продлении в течение двух дней после получения уведомления — п. 3 ст. 93 НК РФ.

У запроса о другом налогоплательщике сроки иные: по п. 1 ст. 93.1 НК РФ ответ передают в течение пяти дней, а по конкретной сделке вне проверки — в течение десяти дней. Если материалов у вас нет, в соответствующий срок сообщите об этом; если требуется больше времени на подготовку, направьте уведомление для решения о продлении — п. 5 ст. 93.1 НК РФ.

Повторно запрошенные материалы можно не отправлять, если вовремя уведомить налоговую об их прежнем представлении. Укажите реквизиты сопроводительного документа и название получившего их налогового органа. Исключения касаются возвращённых вам подлинников и документов, утраченных налоговым органом из-за непреодолимой силы, — п. 5 ст. 93 НК РФ.