Какие документы нужны для учёта НДС

Для учёта НДС сначала нужно определить, какую операцию подтверждают документы. Покупка с предъявленным продавцом налогом, перечисление аванса, ввоз товара и изменение стоимости уже состоявшейся поставки оформляются по разным правилам. Для каждого случая нужен свой комплект документов. Статья 169 НК РФ определяет назначение счёта-фактуры, а ст. 172 НК РФ связывает вычет с документами и условиями конкретной операции. Вычет означает принятие соответствующей суммы налога к уменьшению, а не просто наличие бумаги с выделенным НДС.

При обычном приобретении товаров, работ, услуг или имущественных прав основанием для вычета служит счёт-фактура продавца. По п. 1 ст. 172 НК РФ нужны также соответствующие первичные документы, а приобретённое должно быть принято на учёт. Это самостоятельные условия: даже при наличии счёта-фактуры для вычета нужно принять покупку на учёт. Первичные документы подтверждают саму хозяйственную операцию. Состав комплекта следует соотносить с тем, что именно приобретено и отражено в учёте: товар, результат работ, услуга или имущественное право.

Для основных средств, оборудования к установке и нематериальных активов п. 1 ст. 172 НК РФ отдельно предусматривает вычет в полном объёме после принятия их на учёт. Нематериальные активы — это активы без материальной формы. Если налогоплательщик создаёт такие активы самостоятельно или с привлечением других лиц, та же норма связывает вычет по приобретённым для создания товарам, работам, услугам и имущественным правам с принятием на учёт именно этих приобретений. При подготовке документов нужно различать покупку готового актива и приобретения для его создания.

При перечислении предоплаты набор подтверждений другой. Пункт 9 ст. 172 НК РФ называет счёт-фактуру, выставленный продавцом при получении аванса, документы о фактическом перечислении оплаты и договор, предусматривающий такое перечисление. Договор объясняет основание аванса, платёжные документы подтверждают движение денег, а счёт-фактура относится к полученной продавцом оплате. Нельзя сводить этот комплект только к договору или только к подтверждению платежа: норма предусматривает их вместе со счётом-фактурой. Это относится и к частичной оплате предстоящей поставки.

При ввозе товаров п. 1 ст. 172 НК РФ предусматривает документы, подтверждающие фактическую уплату налога. Для применения вычета учитываются также принятие ввезённых товаров на учёт и наличие соответствующих первичных документов. Если речь идёт о налоговом агенте, то есть лице, исполняющем обязанности по исчислению налога в предусмотренном законом случае, эта норма называет документы, подтверждающие исчисление сумм налога налоговым агентом. Подтверждение уплаты при ввозе и подтверждение исчисления агентом относятся к разным основаниям вычета; используйте документ, соответствующий вашей операции.

Когда после отгрузки меняются цена или количество, для вычета соответствующей разницы п. 10 ст. 172 НК РФ предусматривает корректировочный счёт-фактуру. Вместе с ним нужен договор, соглашение либо иной первичный документ, подтверждающий согласие покупателя или факт его уведомления об изменении стоимости. Значение имеет связь корректировки с первоначальной поставкой: документы должны подтверждать именно изменение стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных прав. Пункт 1 ст. 169 НК РФ отдельно указывает на корректировочный счёт-фактуру как основание вычета у продавца при уменьшении стоимости.

Бумажная форма счёта-фактуры допустима наряду с электронной по п. 1 ст. 169 НК РФ. Для электронного обмена по общему правилу нужны взаимное согласие сторон и совместимые технические средства. Электронный счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью по п. 6 этой статьи. Для товаров, подлежащих прослеживаемости, действует специальное правило п. 1.2: организация или предприниматель должны обеспечить получение счетов-фактур, включая корректировочные, в электронной форме через оператора электронного документооборота. Выбор носителя нужно соотносить с видом приобретаемого товара.

Отдельно следует различать документы по операции и документы их учёта. Пункт 8 ст. 169 НК РФ предусматривает установление форм и порядка ведения книг покупок, книг продаж и журнала учёта счетов-фактур. Обязанность вести журнал для определённой посреднической деятельности закреплена в п. 3.1 этой статьи: в частности, при выставлении или получении счетов-фактур по комиссии и агентским договорам с действиями от имени посредника. Счета-фактуры на собственное вознаграждение по названным в этом пункте договорам в журнале не регистрируются. Такой журнал не подменяет документы, на которых основан конкретный вычет.