Какие документы нужны для оформления увольнения сотрудника

Для оформления увольнения сотрудника работодателю нужен приказ или распоряжение о прекращении трудового договора. Именно этим документом оформляется прекращение отношений с работником. При подготовке бумаг разделите две задачи: оформить увольнение и выдать сотруднику документы о его работе. Для приказа и для выдаваемых документов действуют разные правила ст. 84.1 ТК РФ.

Готовый приказ предъявите сотруднику для ознакомления под роспись. Если он отказывается расписаться или ознакомить его невозможно, сделайте соответствующую запись непосредственно на приказе. Так оформляется ситуация, когда получить подпись работника не удалось. Если сотрудник требует копию приказа, выдайте её и надлежащим образом заверьте — ст. 84.1 ТК РФ.

К дню прекращения договора подготовьте трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности у этого работодателя. Выдать соответствующий документ нужно в день увольнения; тогда же с работником производят расчёт. Обычно это последний день работы. Дата может отличаться, если сотрудник фактически не выполнял работу, а место или должность сохранялись за ним по закону, — ст. 84.1 ТК РФ.

Проверьте формулировку основания увольнения в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности. Она должна точно соответствовать формулировке закона. Вместе с основанием и причиной прекращения договора укажите ссылку на соответствующие статью, часть и пункт. Свободное описание причины увольнения своими словами для такой записи не подходит: правило о точности закреплено в ст. 84.1 ТК РФ.

Если сотруднику нужны копии других документов, связанных с работой, основанием для их выдачи служит его письменное заявление. Подготовленные копии необходимо надлежащим образом заверить. Различайте это обращение и требование выдать копию приказа: для копий документов о работе ст. 84.1 ТК РФ прямо предусматривает письменное заявление работника.

Когда сотрудник отсутствует или отказывается получать документы, подготовьте отправление с учётом того, что ему полагается выдать. Для трудовой книжки направляют уведомление: явиться за ней либо согласиться на пересылку почтой. Сведения о трудовой деятельности направляют на бумаге, надлежащим образом заверенными, заказным письмом с уведомлением. Отправив такое уведомление за книжкой или письмо со сведениями, работодатель с даты отправления освобождается от ответственности за задержку соответствующего документа — ст. 84.1 ТК РФ.

Если после увольнения работник письменно обратился за неполученной трудовой книжкой, выдайте её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Сотрудник, обратившийся за неполученными сведениями о трудовой деятельности, также должен получить их в пределах трёх рабочих дней. Обращение за сведениями возможно также по электронной почте работодателя в установленном им порядке. Способ выдачи сведений выбирает работник в обращении; электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью при её наличии у работодателя — ст. 84.1 ТК РФ.