Какие документы нужны для оформления сокращения работника
Документы при сокращении оформляют на разных этапах: от предупреждения о предстоящем увольнении до выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. Для досрочного расторжения договора требуется письменное согласие работника.
Коротко
Нужно оформить персональное предупреждение под роспись не менее чем за два месяца и приказ об увольнении, а также предложить имеющиеся вакансии. При досрочном увольнении требуется письменное согласие работника. В день прекращения договора выдают трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности; копию приказа — по требованию работника.
Ответ подробно: документы на этапах сокращения
Для оформления сокращения работника подготовьте прежде всего персональное предупреждение о предстоящем увольнении. Работодатель должен ознакомить с ним работника под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. При подготовке документа предусмотрите возможность подтвердить дату ознакомления: от неё зависит соблюдение срока предупреждения. Это требование касается предупреждения конкретного человека, чья работа прекращается в связи с сокращением, — ст. 180 ТК РФ.
На этапе сокращения нужно также предложить работнику другую имеющуюся работу — вакантную должность. Для фиксации предложения удобно подготовить письменный документ с указанием предлагаемой работы. Здесь нужно различать обязанность предложить вакансию и способ её документирования: письменное предложение позволяет сохранить содержание обращения работодателя. Не ограничивайте подготовку документов только будущим приказом об увольнении: предложение другой работы относится к мероприятиям по сокращению согласно ст. 180 ТК РФ.
Если стороны хотят прекратить договор раньше окончания срока предупреждения, получите письменное согласие работника. Для такого увольнения работодатель должен выплатить дополнительную компенсацию. Её размер определяется средним заработком пропорционально времени, которое осталось до окончания срока предупреждения. Согласие на досрочное расторжение нужно отличать от подписи об ознакомлении с предупреждением: эти документы относятся к разным действиям по ст. 180 ТК РФ.
Само прекращение трудового договора оформляется приказом или распоряжением работодателя. На этапе увольнения работник своей подписью подтверждает ознакомление с приказом. Когда ознакомить его невозможно либо он отказывается расписаться, соответствующую запись делают на приказе. Требование работника о выдаче копии приказа нужно исполнить: копия должна быть надлежащим образом заверена. Такие правила оформления увольнения закреплены в ст. 84.1 ТК РФ.
К дню прекращения договора подготовьте трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности у работодателя. Работник должен получить их в день увольнения; тогда же с ним производят расчёт. Проверьте, чтобы запись об основании и причине увольнения точно соответствовала формулировке закона и содержала ссылку на соответствующие статью, часть и пункт. Это относится и к информации, вносимой в сведения о трудовой деятельности, — ст. 84.1 ТК РФ.
Если работнику нужны копии других документов, связанных с работой, он подаёт письменное заявление. Работодатель выдаёт эти копии с надлежащим заверением. Когда в день увольнения человек отсутствует или отказывается получать документы, для трудовой книжки направляют уведомление о необходимости явиться за ней либо согласиться на отправку почтой. Сведения о трудовой деятельности можно направить заказным письмом с уведомлением на бумаге, с надлежащим заверением, — ст. 84.1 ТК РФ.
Что говорит закон: предупреждение о сокращении
Статья в редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ. Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Порядок действий: оформление документов
Сопоставьте документы с этапом сокращения и предполагаемой датой увольнения.
- 1Предупредите работникаОформите персональное предупреждение и ознакомьте с ним под роспись не менее чем за два месяца до увольнения — ст. 180 ТК РФ.
- 2Предложите другую работуПредложите имеющуюся вакантную должность; содержание предложения можно зафиксировать письменно. Обязанность предложить другую работу предусмотрена ст. 180 ТК РФ.
- 3Оформите прекращение договораИздайте приказ или распоряжение об увольнении и ознакомьте работника под роспись. При отказе расписаться сделайте запись на приказе — ст. 84.1 ТК РФ.
- 4Выдайте документыВ день увольнения передайте трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и произведите расчёт. При требовании работника выдайте заверенную копию приказа — ст. 84.1 ТК РФ.
Документы: что подготовить при сокращении
Часть документов нужна при определённых условиях: досрочном увольнении или обращении работника за копиями.
| Документ |
|---|
| Персональное предупреждение о предстоящем увольнении с подписью работника об ознакомлении. |
| Письменное предложение имеющейся вакантной должности — для фиксации предложения другой работы. |
| Письменное согласие работника — при прекращении договора до окончания срока предупреждения. |
| Приказ или распоряжение работодателя о прекращении трудового договора. |
| Трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности для выдачи работнику. |
| Заверенная копия приказа по требованию работника; заверенные копии других документов о работе по его письменному заявлению. |
Частые вопросы: подписи и выдача документов
Ответы о документах, которые оформляют при предупреждении и увольнении.
Нужно ли письменное согласие на увольнение раньше срока предупреждения?
Да, досрочно расторгнуть договор работодатель вправе с письменного согласия работника. При этом выплачивается дополнительная компенсация: средний заработок за время, оставшееся до окончания срока предупреждения, рассчитывается пропорционально этому времени — ст. 180 ТК РФ.
Как оформить приказ, если работник отказывается расписаться?
Отказ работника ознакомиться с приказом под роспись фиксируют записью непосредственно на приказе или распоряжении. Такую же запись делают, если довести приказ до сведения работника невозможно. Этот порядок предусмотрен ст. 84.1 ТК РФ.
Какие копии документов можно получить при сокращении?
По требованию работника работодатель выдаёт заверенную копию приказа о прекращении договора. Для получения заверенных копий других документов, связанных с работой, нужно письменное заявление работника. Выдачу таких документов регулирует ст. 84.1 ТК РФ.
Услуги и темы рядом
Оформление прекращения договора и вопросы о сокращении штата.
Не откладывайте защиту