Как заполнять журнал по охране труда

Чтобы понять, как заполнять журнал инструктажа по охране труда, сначала определите, какой именно инструктаж вы регистрируете. Пункт 87 Правил обучения по охране труда устанавливает состав сведений для первичного, повторного и внепланового инструктажа на рабочем месте, а также для целевого инструктажа. Запись о проведённом мероприятии нужно соотносить с этим перечнем, а не ограничиваться отметкой о том, что работник ознакомлен с требованиями. Название журнала само по себе ещё не показывает, все ли нужные сведения в нём отражены.

Начните с даты проведения инструктажа. Речь идёт о дате самого инструктажа: именно так это поле обозначено в п. 87. Рядом должны быть сведения, позволяющие установить, кто его прошёл. Укажите фамилию, имя и отчество работника, если отчество у него есть. Одной должности вместо имени недостаточно, поскольку сведения о человеке и о его работе перечислены в норме отдельно. При заполнении записи проверьте, что они относятся к одному и тому же участнику инструктажа.

Профессия или должность работника — самостоятельная часть записи. Её нельзя заменить названием вида инструктажа или сведениями о лице, которое его проводило. Помимо этого, п. 87 предусматривает дату рождения инструктируемого: число, месяц и год. Только года рождения для выполнения этого пункта недостаточно. Если в журнале уже есть графа с именем работника, это не устраняет необходимость отразить остальные предусмотренные сведения о нём. Например, запись, содержащая фамилию, должность и подпись инструктируемого, всё ещё не отражает весь состав информации о нём: в ней отсутствуют имя, отчество при наличии и полная дата рождения.

Следующий вопрос — вид инструктажа. В записи нужно обозначить, проводился ли первичный, повторный, внеплановый инструктаж на рабочем месте или целевой инструктаж. Не смешивайте вид мероприятия с причиной его проведения: это разные сведения в перечне п. 87. Указание причины не заменяет обозначения вида. По записи должно быть понятно, какое мероприятие прошло, даже если рядом подробно описано, почему его организовали.

Для внепланового и целевого инструктажа причина проведения включена в обязательный состав информации. Запись только со словом «внеплановый» или «целевой» не отражает весь перечень. Нужно также указать, чем вызван именно этот инструктаж. Для первичного и повторного инструктажа такого требования к причине в п. 87 нет. При заполнении журнала учитывайте эту разницу: требование о причине в норме связано с конкретными видами инструктажа, а не со всеми перечисленными мероприятиями сразу.

Отдельно внесите сведения о работнике, проводившем инструктаж. Здесь нужны его фамилия, имя, отчество при наличии, а также профессия или должность. Это другая роль, и сведения об инструктируемом не заменяют сведения об инструктирующем. Если в записи присутствует только подпись проводившего инструктаж, проверьте и текстовую часть: п. 87 предусматривает и подпись, и сведения о самом работнике. По одной подписи без остальных сведений перечень нельзя считать заполненным.

Укажите наименование локального акта или нескольких локальных актов, в объёме требований которых проведён инструктаж. Локальный акт здесь — документ работодателя, содержащий требования, по которым инструктировали работника. Норма требует назвать этот документ: общая запись об ознакомлении с охраной труда не передаёт требуемую информацию. Если инструктаж охватывал требования нескольких актов, отразите их названия. Содержание этого поля должно соответствовать тому, по каким документам фактически проводилось мероприятие.

Завершающая часть записи — подписи участников. Пункт 87 отдельно называет подпись работника, проводившего инструктаж, и подпись работника, прошедшего его. Наличие одной из них не заменяет другую. Фамилии и должности также не заменяют подписей: это самостоятельные элементы регистрации. Проверяя заполненную запись, посмотрите на обе роли отдельно, чтобы сведения об одном участнике случайно не были приняты за сведения о другом.

Практически запись удобно сверять по смысловым частям: сведения о проведённом инструктаже, сведения об инструктируемом, сведения об инструктирующем, названия актов и подписи. Это способ проверить полноту информации, а не дополнительное требование к форме журнала. Сам п. 87 перечисляет, что указывается при регистрации; из этого перечня нельзя вывести обязательные номера граф или единственный порядок их расположения. При выборе и заполнении журнала ориентируйтесь на возможность отразить каждый предусмотренный элемент без потери его смысла.