Как заполнить уведомление об обработке персональных данных
Заполнение уведомления начинается с описания вашей работы: чьи сведения вы используете, зачем и каким способом. Эти сведения нужно распределить по целям обработки и дополнить информацией об операторе и защите данных.
Коротко
Нужно указать сведения об операторе и для каждой цели обработки персональных данных отдельно описать категории данных и людей, правовое основание, действия и способы обработки. Добавьте информацию о защите, ответственном лице, датах, базе данных и трансграничной передаче. Уведомление подписывает уполномоченное лицо; направить его нужно до начала обработки — ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Ответ подробно: как распределить сведения по полям
Чтобы заполнить уведомление об обработке персональных данных, начните с целей: для чего оператор использует сведения о людях. В уведомлении оператором выступает лицо, организующее обработку этих сведений. Запишите каждую цель отдельно, а затем подберите относящиеся к ней сведения. Это поможет связать содержание уведомления с вашей работой: ч. 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ требует раскрывать сведения именно для каждой цели.
Внутри каждой цели укажите категории персональных данных и категории субъектов — людей, чьи данные обрабатываются. Это разные поля: первое описывает сведения, второе — тех, к кому они относятся. Здесь же укажите правовое основание обработки, перечень действий с данными и способы обработки. Не объединяйте разные цели в одну запись, если для них различаются эти сведения. Такой порядок заполнения следует из ч. 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
В общих сведениях напишите наименование оператора либо фамилию, имя и отчество, а также адрес. Отдельно укажите, кто отвечает за организацию обработки: физическое или юридическое лицо. Для ответственного нужны контактные телефоны, почтовые адреса и адреса электронной почты. Сведения об операторе и ответственном заполняются по п. 1 и 7.1 ч. 3 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
При заполнении раздела о защите опишите применяемые меры и обеспечение безопасности данных. Если используются шифровальные средства, укажите сведения об их наличии и названия. Укажите место нахождения базы данных со сведениями о гражданах Российской Федерации и наличие либо отсутствие трансграничной передачи — передачи данных за границу. Для государственных и муниципальных информационных систем также указываются лица, имеющие доступ или обрабатывающие данные по договору. Эти сведения предусмотрены ч. 3 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
В полях о времени обработки укажите дату её начала и срок либо условие прекращения. Закон позволяет описать условие окончания обработки, поэтому заполнять это поле обязательно календарной датой не требуется. Само уведомление направляется до начала обработки, если ваш случай не относится к исключениям. Например, обработка исключительно без средств автоматизации допускается без уведомления — ч. 1–3 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Используйте форму, установленную уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных. Подписанное уполномоченным лицом уведомление можно направить этому органу на бумаге или электронным документом. Сведения вносятся в реестр в течение тридцати дней с поступления уведомления; расходы за рассмотрение и внесение сведений на оператора не возлагаются. Неполные или недостоверные сведения орган вправе потребовать уточнить до внесения в реестр — ч. 3–6 и 8 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Что говорит закон: сведения по каждой цели
Статья в редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ. Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Порядок действий: заполнение и направление уведомления
Последовательность опирается на ч. 1, 3, 3.1 и 8 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
- 1Определите цели обработкиДля каждой цели соберите категории данных и людей, основание, действия и способы обработки.
- 2Заполните общие сведенияВнесите данные оператора и ответственного, информацию о защите, расположении базы, трансграничной передаче, начале и прекращении обработки.
- 3Проверьте полноту формыИспользуйте установленную уполномоченным органом форму. Сопоставьте заполненные поля со сведениями, которые требуются по ч. 3 и 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
- 4Подпишите и направьтеУполномоченное лицо подписывает уведомление. Направьте его уполномоченному органу по защите прав субъектов персональных данных на бумаге или электронным документом до начала обработки, если уведомление обязательно.
Документы: что собрать перед заполнением уведомления
Этот перечень поможет собрать сведения об обработке перед переносом их в форму: ч. 3 и 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
| Документ |
|---|
| Наименование или ФИО оператора, его адрес и контакты ответственного за организацию обработки |
| Описание каждой цели, категорий данных и субъектов, основания, действий и способов обработки |
| Сведения о мерах защиты и шифровальных средствах, расположении базы и трансграничной передаче |
| Дата начала обработки, срок или условие её прекращения |
Частые вопросы: уточнение сведений об обработке
Ответы о заполнении и последующем обновлении уведомления по ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Нужно ли описывать категории данных отдельно для каждой цели?
Да, категории данных связывают с конкретной целью обработки. Для неё также указывают категории людей, правовое основание, действия и способы обработки. Если целей несколько, сведения раскрывают по каждой из них — ч. 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Что будет, если заполнить уведомление неполностью?
Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных вправе потребовать уточнения до внесения сведений в реестр операторов. Это касается как неполных, так и недостоверных сведений — ч. 6 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Когда сообщать об изменениях после подачи уведомления?
Обо всех изменениях сведений за месяц нужно уведомить уполномоченный орган не позднее 15-го числа следующего месяца. При прекращении обработки уведомление направляют в течение десяти рабочих дней с даты прекращения — ч. 7 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Услуги и темы рядом
Вопросы об обязанностях оператора и использовании персональных данных.
Не откладывайте защиту