Как списать сомнительный долг

Начните с определения того, что произошло с задолженностью покупателя. Сомнительным признаётся долг за товары, работы или услуги, если договорный срок оплаты прошёл, а залога, поручительства или банковской гарантии нет. Для такого долга предусмотрено формирование резерва. Списание за счёт этого резерва относится к задолженности, признанной безнадёжной, — п. 1 и 4 ст. 266 НК РФ ч.2. Это разные этапы налогового учёта: просрочка оплаты позволяет рассматривать создание резерва, но расходовать его можно на безнадёжные долги.

Если вы тоже должны этому покупателю, сначала сопоставьте взаимные обязательства. Сомнительной будет только часть его долга, превышающая вашу кредиторскую задолженность, то есть сумму, которую должны вы. Когда долгов покупателя несколько и они возникли в разное время, уменьшение начинают с наиболее раннего. Такой порядок предусмотрен п. 1 ст. 266 НК РФ ч.2 и влияет на исходную сумму для расчёта резерва.

Для расчёта проведите инвентаризацию дебиторской задолженности на последнее число отчётного или налогового периода. По её результатам распределите сомнительные долги по срокам возникновения. При сроке свыше 90 календарных дней в расчёт включают всю сумму, от 45 до 90 календарных дней включительно — 50 процентов. Долги со сроком возникновения до 45 дней оставьте за пределами суммы создаваемого резерва. Эти правила установлены п. 4 ст. 266 НК РФ ч.2.

Далее примените ограничение по выручке. По итогам налогового периода резерв ограничен 10 процентами выручки за этот период. В течение года для отчётного периода берут большую из двух величин: 10 процентов выручки за предыдущий налоговый период или 10 процентов за текущий отчётный период. Поэтому сумма долгов, попавших в расчёт по срокам, может превышать допустимый резерв — п. 4 ст. 266 НК РФ ч.2.

При методе начисления расходы на формирование резерва относятся к внереализационным — расходам, не связанным непосредственно с производством и реализацией. Основание — подп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ ч.2. Отчисления учитываются на последнее число отчётного или налогового периода по п. 3 ст. 266 НК РФ ч.2. На следующую отчётную дату новый расчёт сравнивают с остатком прежнего резерва: уменьшение даёт внереализационный доход, увеличение — расход по п. 5 этой статьи.

Когда долг признан безнадёжным, используйте созданный резерв для его списания. Если средств хватает лишь на часть задолженности, оставшийся убыток включается во внереализационные расходы по п. 5 ст. 266 НК РФ ч.2. При отсутствии резерва к таким расходам приравнивается сумма безнадёжного долга по подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ ч.2. Выбор между этими вариантами определяется решением о создании резерва и его размером к моменту списания.