Как списать долг покупателя

Для списания долга покупателя в налоговом учёте сначала разграничьте просрочку и безнадёжность задолженности. Если покупатель не оплатил товары, работы или услуги в договорный срок, а залога, поручительства и банковской гарантии нет, долг относится к сомнительным. Для него предусмотрен механизм резерва. Использовать этот резерв на покрытие убытка можно после признания долга безнадёжным — п. 1 и 4 ст. 266 НК РФ ч.2.

Выясните, создавался ли резерв по сомнительным долгам. Если да, безнадёжную задолженность покупателя списывают за его счёт. Когда средств резерва хватает только на часть долга, оставшуюся сумму включают во внереализационные расходы. Так называются расходы, которые учитывают отдельно от затрат на производство и реализацию. Этот порядок закреплён в п. 5 ст. 266 НК РФ ч.2.

Если решение о создании резерва не принималось, безнадёжный долг учитывают как убыток, приравненный к внереализационным расходам. При наличии резерва в такие расходы попадает только непокрытая часть. Выбирать между использованием уже созданного резерва и повторным включением всей задолженности в расходы нельзя: разграничение установлено подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ ч.2.

Пока долг остаётся сомнительным, проверьте расчёты с тем же покупателем. Если вы тоже должны ему, для резерва берётся превышение его задолженности над вашей. При нескольких долгах с разными сроками возникновения встречное обязательство уменьшает сначала самый ранний из них. Это влияет на размер сомнительной задолженности, с которой дальше рассчитывают резерв, — п. 1 ст. 266 НК РФ ч.2.

Сумму резерва рассчитывают по инвентаризации дебиторской задолженности на последнее число отчётного или налогового периода. По срокам возникновения долга действуют разные доли: свыше 90 календарных дней включают всю сумму, от 45 до 90 включительно — половину, до 45 дней долг резерв не увеличивает. Эти интервалы нужны для расчёта резерва, а списание за его счёт предназначено для безнадёжных долгов — п. 4 ст. 266 НК РФ ч.2.

Проверьте также общий предел резерва. По итогам налогового периода он ограничен 10 процентами выручки за этот период. В течение года по итогам отчётного периода пределом служит большая из величин: 10 процентов выручки прошлого налогового периода или 10 процентов выручки текущего отчётного периода. Даже при длительной задолженности покупателя расчёт должен учитывать это ограничение — п. 4 ст. 266 НК РФ ч.2.

На следующую отчётную дату сопоставьте заново рассчитанный резерв с его остатком после безнадёжных долгов. Уменьшение расчётной суммы относительно остатка отражается во внереализационных доходах, увеличение — во внереализационных расходах. Так списание конкретной задолженности покупателя увязывается с последующим пересчётом резерва по п. 5 ст. 266 НК РФ ч.2.