Как списать дебиторскую задолженность

Если покупатель не заплатил, начните с разграничения двух состояний долга: сомнительного и безнадежного. Для списания в налоговые расходы имеет значение безнадежность. Сомнительная задолженность позволяет сформировать резерв — сумму, которую организация учитывает для последующего покрытия потерь от безнадежных долгов. Связь между этими действиями закреплена в п. 4 и 5 ст. 266 НК РФ ч.2. Это разные этапы работы с дебиторской задолженностью, поэтому расчет резерва нельзя приравнивать к окончательному списанию долга покупателя.

Когда долг уже признан безнадежным, посмотрите, создавался ли резерв по сомнительным долгам. Если такого решения не было, сумма безнадежного долга относится к внереализационным расходам. Так называют расходы, которые учитываются отдельно от затрат на производство и реализацию. Если резерв создавался, в расходы по этому основанию попадает только часть долга, оставшаяся без покрытия резервом. Обе ситуации предусмотрены подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ ч.2: порядок учета потери меняется в зависимости от наличия резерва.

При наличии резерва направьте его средства на списание безнадежных долгов. Затем сопоставьте сумму списываемой задолженности с доступной суммой резерва. Если средств хватает, долг покрывается резервом; если нет, превышение учитывается как внереализационный расход. Повторно относить покрытую часть долга в такие расходы не нужно: п. 5 ст. 266 НК РФ ч.2 предусматривает включение именно разницы. Такое сопоставление позволяет отделить использование ранее созданного резерва от дополнительного убытка, возникшего при списании.

Если речь пока только о задержке платежа, проверьте условия договора и обеспечение обязательства. Для обычной задолженности за товары, работы или услуги сомнительность предполагает, что договорный срок оплаты прошел, а залога, поручительства и банковской гарантии нет. Именно такое сочетание условий описано в п. 1 ст. 266 НК РФ ч.2. Поэтому сведения о сроке оплаты и обеспечении нужны до расчета резерва. Решение о включении задолженности в резерв принимают с учетом этих признаков, а не только факта отсутствия денег.

Отдельно сопоставьте расчеты с тем же контрагентом. Когда вы должны ему, сомнительной признается лишь часть его задолженности перед вами, превышающая ваше встречное обязательство. Если долгов перед вами несколько и они возникли в разное время, уменьшение начинается с самого раннего. Это правило п. 1 ст. 266 НК РФ ч.2 влияет на сумму сомнительного долга. Перед расчетом резерва учитывайте оба направления расчетов: задолженность покупателя и собственную кредиторскую задолженность перед ним.

Для определения резерва проведите инвентаризацию дебиторской задолженности на последнее число отчетного или налогового периода. Она служит основой расчета по п. 4 ст. 266 НК РФ ч.2. Распределите выявленные сомнительные долги по сроку возникновения. Если он превышает 90 календарных дней, в расчет входит вся сумма задолженности; от 45 до 90 календарных дней включительно — половина; до 45 дней долг резерв не увеличивает. Эти интервалы определяют размер резерва, а не момент автоматического признания долга безнадежным.

После распределения задолженности проверьте предельную величину резерва. По итогам налогового периода она ограничена 10 процентами выручки за этот период. В течение налогового периода для отчетных периодов берут большую из двух величин: 10 процентов выручки за предыдущий налоговый период либо 10 процентов выручки за текущий отчетный период. Такое ограничение установлено п. 4 ст. 266 НК РФ ч.2. Поэтому результат расчета по срокам задолженности нужно сопоставлять с пределом по выручке, прежде чем определять итоговую сумму.

Если резерв уже был сформирован раньше, на новой отчетной дате рассчитайте его остаток: из прежней суммы вычтите безнадежные долги, возникшие после предыдущей отчетной даты. Затем сравните этот остаток с новым расчетом резерва. Превышение остатка над новой суммой включается во внереализационные доходы; превышение нового расчета над остатком — во внереализационные расходы. Так корректируется резерв по п. 5 ст. 266 НК РФ ч.2. Расчет на новую дату учитывает и изменение задолженности, и уже возникшие безнадежные долги.

Для организации, применяющей метод начисления, расходы на формирование резерва предусмотрены подп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ ч.2. Отчисления относятся к внереализационным расходам на последнее число отчетного или налогового периода по п. 3 ст. 266 НК РФ ч.2. При подготовке расчета разделите отчисления в резерв, списание долга за его счет и непокрытый убыток: у каждой суммы своя роль в налоговом учете. Это позволит последовательно применить правила о расходах без повторного учета одной потери.