Как списать безнадёжный долг за счёт резерва по сомнительным долгам

Если организация создала резерв по сомнительным долгам, списание безнадёжного долга проводится за его счёт. Выбрать вместо этого включение всей суммы долга во внереализационные расходы при сохранении резерва нельзя: порядок использования уже созданного резерва закреплён в п. 5 ст. 266 НК РФ ч.2. Сначала сопоставьте сумму подлежащих списанию безнадёжных долгов с размером резерва. Это позволит разделить убыток на покрытую и непокрытую части.

Когда резерва хватает, долг покрывается его средствами. Если сумма безнадёжных долгов больше, резерв используется в пределах своего размера, а оставшаяся разница включается во внереализационные расходы. Так учитывается убыток, для покрытия которого созданной суммы оказалось мало. Основание для такого распределения — п. 5 ст. 266 НК РФ ч.2. Повторно относить покрытую резервом часть долга к расходам при списании не нужно.

Просроченную задолженность сначала нужно отличить от безнадёжной. Для обычной задолженности от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг сомнительность связана с нарушением договорного срока оплаты и отсутствием обеспечения залогом, поручительством, банковской гарантией — п. 1 ст. 266 НК РФ ч.2. А использовать резерв разрешено лишь для покрытия убытков от долгов, признанных безнадёжными по этой статье, — п. 4. Нельзя расходовать его на любую неоплаченную задолженность только потому, что покупатель задержал расчёт.

Проверьте также встречные обязательства перед контрагентом. Если организация должна ему деньги, сомнительной признаётся задолженность в части, превышающей её кредиторскую задолженность перед тем же контрагентом. При нескольких долгах с разными сроками возникновения уменьшение начинают с наиболее раннего. Это правило влияет на размер задолженности, участвующей в формировании резерва, — п. 1 ст. 266 НК РФ ч.2.

После списания нужно правильно определить остаток для очередного расчёта. Из резерва, исчисленного на предыдущую отчётную дату, вычитают безнадёжные долги, возникшие после этой даты. Затем остаток сравнивают с резервом, рассчитанным на текущую отчётную дату. Если новый резерв меньше остатка, разница включается во внереализационные доходы; если больше — во внереализационные расходы текущего периода. Такое сравнение предусмотрено п. 5 ст. 266 НК РФ ч.2.

Для нового расчёта используют инвентаризацию дебиторской задолженности на последнее число отчётного или налогового периода. Проверяют срок возникновения сомнительных долгов и ограничение резерва по выручке — п. 4 ст. 266 НК РФ ч.2. Поэтому списание резерва по сомнительным долгам при покрытии убытка и последующий пересчёт его величины отражают разные действия: сначала расходуется созданная сумма, затем определяется размер резерва на очередную дату. Отчисления на его формирование учитываются во внереализационных расходах на последнее число периода по п. 3 этой статьи.