Как сделать запись о смене фамилии в трудовой книжке

Чтобы сделать запись о смене фамилии, подготовьте документы, подтверждающие новые сведения. Основанием могут служить паспорт, свидетельство о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и другие документы. Выбор основания связан с тем, каким документом подтверждается изменение ваших данных. Например, при смене фамилии после регистрации брака для оформления используется свидетельство о регистрации брака. Такой перечень оснований предусмотрен п. 7 Порядка, утверждённого приказом от 19.05.2021 № 320н.

Новая фамилия должна появиться на первой странице трудовой книжки — титульном листе, где указаны сведения о владельце. Для этого прежнюю фамилию зачеркивают одной чертой и записывают новую. При оформлении нужно различать изменение личных сведений на титульном листе и ссылку на документ: для них отведены разные места. Именно такой способ изменения фамилии закреплён в п. 7 Порядка.

На внутренней стороне обложки оформляют ссылку на документ, по которому меняют фамилию. В ссылке указывают его номер, дату и орган, выдавший документ. Перепишите эти сведения из подтверждающего документа: они позволяют связать изменение в книжке с его основанием. Фамилия на титульном листе и реквизиты на обложке составляют две части оформления, предусмотренного п. 7 Порядка.

Для заверения ссылки обратитесь к работодателю или к лицу, специально уполномоченному им на такое действие. Подпись ставит тот, кто заверяет ссылку на подтверждающие документы. Если оформлением занимается представитель работодателя, значение имеет его специальное полномочие. По п. 7 Порядка заверяется именно ссылка на документы, размещённая на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Печать ставится при её наличии. Допускается печать организации либо кадровой службы. При проверке оформления смены фамилии учитывайте это условие: обязательность подписи и условие о наличии печати сформулированы по-разному. Для подписи п. 7 Порядка называет работодателя или специально уполномоченное лицо, а использование печати связывает с тем, имеется ли она.

Если фамилия изменилась после расторжения брака или перемены имени, порядок размещения сведений остаётся тем же. Меняется документальное основание: в ссылку переносят реквизиты соответствующего свидетельства. Не переносите реквизиты другого документа по привычке: основание записи должно соответствовать подтверждаемому изменению. Свидетельства о расторжении брака и о перемене имени прямо названы среди оснований в п. 7 Порядка.

Проверьте готовое оформление по отдельным элементам: новая фамилия внесена на титульный лист, прежняя зачёркнута одной чертой, ссылка находится внутри обложки. Затем сопоставьте номер, дату и выдавший орган с документом и посмотрите, заверена ли ссылка подписью. При наличии печати проверьте и её. Эти действия помогают сверить запись о смене фамилии с требованиями п. 7 Порядка.