Как сдать корректировку персонифицированных сведений

Начните с момента подачи: уточнённые персонифицированные сведения можно представить до того, как представлен расчёт по страховым взносам за соответствующий расчётный или отчётный период. Это условие связано с фактом представления расчёта. Перед подготовкой корректировки установите, был ли он уже подан за нужный период. Именно такая последовательность предусмотрена п. 1.2 порядка, утверждённого приказом от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Затем определите круг людей, по которым нужны изменения. Переносить в уточнённые сведения весь прежний список физических лиц не нужно: включите персональные данные и суммы выплат только в отношении тех, чьи записи исправляете. Если ошибка касается конкретного человека, корректировка должна содержать сведения о нём. Такой состав уточнения следует из п. 1.2 того же порядка.

Разделите две задачи: убрать прежние данные и передать правильные. Для аннулирования ранее представленных данных по строкам 020–060 используется строка 010. В ней ставят признак аннулирования «1». В этой записи строку 070 заполняют прочерками. Сопоставьте аннулируемые данные с прежней записью, чтобы исправление относилось к нужному физическому лицу, — п. 3.3 порядка.

Если исправляете данные человека, в пользу которого начислены выплаты или иные вознаграждения, аннулирующую запись подавайте одновременно с исправленными данными. В исправленной записи заполняются строки 020–060 и указываются суммы начисленных этому человеку выплат и иных вознаграждений. Оставлять исправление только на стадии аннулирования прежней записи при такой замене данных не следует: п. 3.3 предусматривает их одновременное представление.

Не смешивайте заполнение двух записей. Признак «1» в строке 010 показывает аннулирование прежних данных, а прочерки по строке 070 относятся к этой аннулирующей записи. Исправленные данные передаются вместе с информацией о начисленных выплатах. Проверяйте каждую запись по её назначению, чтобы сумма из исправления не оказалась вместо прочерков в аннулирующей записи. Правила заполнения здесь различаются по п. 3.3 порядка.

Отдельно отличайте исправление от первичного представления сведений. Когда сведения представляются впервые, признак аннулирования не ставят. Он нужен для отмены уже представленных данных по строкам 020–060. Поэтому при заполнении строки 010 ориентируйтесь на то, отменяется ли прежняя запись, а не только на наличие подготовленного нового набора данных, — п. 3.3 порядка.

Перед сдачей корректировки сопоставьте её состав с найденной ошибкой: все ли лица, по которым меняются сведения, включены; соответствуют ли исправленные персональные данные нужному человеку; отражены ли начисленные ему суммы. При замене данных проверьте одновременность представления аннулирующей и исправленной записей. Так вы соотнесёте содержание уточнения с п. 1.2, а способ исправления записи — с п. 3.3 порядка.