Как работодателю отказать сотруднику в отпуске

Чтобы решить, как не дать отпуск сотруднику на запрошенные даты, сначала сопоставьте их с графиком отпусков. Если работник собирается отдыхать в предусмотренное графиком время, работодатель обязан его соблюдать. Отказ со ссылкой на занятость или нехватку работников не отменяет эту обязанность. Очередность отдыха определяется ежегодно, а утверждённый график связывает обе стороны трудовых отношений — ст. 123 ТК РФ.

Если сотрудник просит другие даты, выясните, вправе ли он выбирать удобное время отдыха. При отсутствии такого права можно не согласовать отступление от графика и объяснить сотруднику, когда предусмотрен его отпуск. Здесь речь идёт об отказе изменить даты, а не о лишении ежегодного оплачиваемого отдыха. Для обеих сторон продолжает действовать утверждённая очередность — ст. 123 ТК РФ.

Некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное время. В частности, муж может попросить отпуск на период отпуска жены по беременности и родам. Продолжительность непрерывной работы у этого работодателя для такого случая значения не имеет. Перед отказом сопоставьте основание просьбы с этой гарантией: обычная ссылка на график здесь не решает вопрос — ст. 123 ТК РФ.

Если проблема в том, что отсутствие сотрудника может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или индивидуального предпринимателя, обсуждайте перенос на следующий рабочий год. Такой вариант допускается в исключительных случаях и требует согласия работника. При его возражениях работодатель не вправе единолично перенести отпуск на этом основании. Отпуск после переноса нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлен, — ст. 124 ТК РФ.

До обсуждения переноса проверьте историю отпусков и условия труда сотрудника. Если ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставлялся в прошлом году, лишать работника отдыха ещё и в текущем нельзя: действует запрет на непредоставление отпуска два года подряд. Также запрещено непредоставление такого отпуска сотрудникам младше восемнадцати лет и тем, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда. Эти ограничения нужно учитывать при решении кадровой проблемы, даже когда стороны готовы обсуждать другие даты, — ст. 124 ТК РФ.

Отдельная ситуация возникает, если отпуск не оплачен своевременно или о его начале предупредили позднее чем за две недели. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан перенести отдых на согласованный с ним срок. Обычное извещение о начале отпуска нужно вручать под роспись не позднее чем за две недели — ст. 123 и 124 ТК РФ.

Болезнь работника и исполнение во время отпуска государственных обязанностей, для которых предусмотрено освобождение от работы, также меняют решение. В этих случаях ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится, а новый срок работодатель определяет с учётом пожеланий сотрудника. Рассматривайте такую просьбу как вопрос сохранения отдыха, а не как обычное пожелание уйти вне графика — ст. 124 ТК РФ.