Как работодателю оформить больничный сотрудника

Чтобы оформить больничный сотруднику, разделите медицинскую часть и передачу сведений для пособия. Листок нетрудоспособности создаёт медицинская организация: она размещает электронный документ в информационной системе страховщика. На листке должны быть усиленные квалифицированные электронные подписи как медицинского работника, так и медицинской организации. Для работодателя это основание дальнейшего оформления выплаты, а не документ, который нужно составить за врача, — ч. 6 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

Со стороны работодателя оформление начинается со сведений о работнике. Работодатель выступает страхователем, то есть стороной, передающей данные для страхового обеспечения. Сотрудник представляет сведения о себе при трудоустройстве или уже во время работы. Используется форма, утверждаемая страховщиком; сведения можно оформить на бумаге либо электронным документом. Проверьте, получены ли они от заболевшего сотрудника, чтобы организовать их передачу по ч. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

Если данные работника изменились, он обязан своевременно сообщить об этом работодателю. При оформлении больничного учитывайте поступившие изменения: передаваемая информация должна соответствовать сведениям сотрудника. Обязанность работника уведомлять об изменениях закреплена в ч. 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, а обязанность работодателя своевременно передавать сведения для выплаты — в п. 2.1 ч. 2 ст. 4.1 этого закона.

Сведения о застрахованном лице направляйте в территориальный орган страховщика по месту регистрации работодателя. На передачу отведено не позднее трех рабочих дней со дня получения этих сведений. Отсчитывайте срок от их поступления работодателю: ч. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ связывает его именно с получением данных, а не с днем, когда сотрудник заболел.

Бумажную выписку из электронного больничного сотрудник вправе получить в медицинской организации по своему желанию. Для назначения пособия основанием служит электронный листок, размещенный в системе страховщика. Организуя оформление больничного листа сотрудника, различайте этот документ и выписку, которую выдают работнику, — ч. 6 и 7 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

Документы, на основании которых назначается и выплачивается пособие, нужно учитывать и сохранять. Также работодатель представляет связанные с выплатой сведения и документы для проверки в территориальные органы страховщика по месту регистрации. Эти обязанности предусмотрены п. 4 и 6 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ и продолжаются после передачи первоначальных данных.

Перед отправкой сверяйте полноту и достоверность информации. Если из-за неполных либо недостоверных сведений работодателя страховщик понес лишние расходы на выплату, работодатель обязан их возместить по п. 6.1 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ. Назначение и выплату страхового обеспечения осуществляет страховщик по ч. 1 ст. 13; работодатель выполняет свою часть оформления через передачу сведений и работу с подтверждающими документами.