Как работодатель удерживает НДФЛ с зарплаты

Если начисленная зарплата больше суммы, которую вы получили, причиной разницы может быть НДФЛ — налог на доходы физических лиц. Работодатель выступает налоговым агентом: рассчитывает налог с выплачиваемого им дохода, удерживает его и перечисляет в бюджет. Поэтому удерживают НДФЛ с зарплаты при её фактической выплате, непосредственно из причитающихся работнику денег. Основание такого удержания — п. 4 ст. 226 НК РФ.

Для расчёта имеет значение доход за налоговый период, а не только очередная выплата. По доходам, для которых предусмотрен расчёт нарастающим итогом, работодатель складывает доходы с начала периода и засчитывает налог, уже удержанный в предыдущие месяцы. Сначала определяется общая сумма налога, затем учитываются прежние удержания: повторно вычитать уже удержанную сумму не требуется. Такой способ расчёта предусмотрен п. 3 ст. 226 НК РФ.

Если вы получаете деньги у нескольких работодателей, каждый считает налог со своих выплат. При этом заработок у другого налогового агента и удержанный им НДФЛ в расчёт этого работодателя не включаются. Чтобы понять удержание по конкретному месту работы, сопоставляйте именно доходы от этого работодателя и произведённые им удержания. Раздельный учёт закреплён в п. 3 ст. 226 НК РФ.

Особая ситуация возникает, когда доход выдан в натуральной форме, то есть не деньгами, либо получена материальная выгода. Рассчитанный с такого дохода налог работодатель удерживает из денежных доходов, которые выплачивает тому же работнику. Для этого случая действует предел: удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов денежной выплаты. Это правило п. 4 ст. 226 НК РФ относится именно к удержанию налога с указанных доходов.

День удержания и срок перечисления денег в бюджет различаются. Налог, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, работодатель перечисляет не позднее 28-го числа этого месяца. Для удержаний с 23-го числа по конец месяца срок — не позднее 5-го числа следующего месяца. Отдельное правило действует для периода с 23 по 31 декабря: перечислить деньги нужно не позднее последнего рабочего дня текущего года. Работодатель выбирает срок перечисления по периоду удержания согласно п. 6 ст. 226 НК РФ.

Когда удержать рассчитанный налог до 31 января следующего года невозможно, работодатель должен письменно уведомить работника и налоговый орган по месту своего учёта. В сообщении указываются доход, с которого налог не удержан, и сумма неудержанного налога. Сообщить об этом нужно не позднее 25 февраля следующего года — п. 5 ст. 226 НК РФ.