Как пробить кассовый чек на аванс

Чтобы пробить кассовый чек на аванс, сначала установите, как именно покупатель передает деньги. Для применения ст. 1.2 54-ФЗ имеет значение, происходит ли расчет при непосредственном взаимодействии или дистанционно. От этого зависит способ передачи чека. Само слово «аванс» не позволяет выбрать между бумажным и электронным документом. Поэтому вопрос об оформлении оплаты стоит начинать с условий расчета, а затем переходить к выдаче чека покупателю.

Общее правило закреплено в п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ. Пользователь кассы обязан выдать бумажный кассовый чек и (или) направить электронный, когда покупатель до расчета предоставил номер телефона либо адрес электронной почты. Для отправки на электронную почту закон учитывает наличие технической возможности. Это означает, что получение контакта и передача чека связаны между собой: сведения для отправки нужны до расчета, а не только после получения денег.

Покупателю должна быть доступна возможность сообщить эти контакты заранее. Такое требование содержит п. 5.4 ст. 1.2 54-ФЗ. Если у продавца уже есть телефон или электронная почта клиента, закон также предусматривает возможность сообщить, что прежние контакты больше не используются для получения чеков. При приеме аванса это помогает определить, куда направлять документ. Нельзя исходить лишь из того, что однажды оставленный адрес обязательно подходит для нового расчета.

Отдельный порядок установлен для безналичной оплаты через интернет без непосредственного взаимодействия с продавцом или устройством для расчетов. По п. 5 ст. 1.2 54-ФЗ чек передается электронно на телефон либо электронную почту, указанные покупателем до оплаты. Бумажный экземпляр при таком расчете можно не печатать. Следовательно, если аванс вносится этим способом, нужно организовать именно электронную передачу чека, а не ограничиться сохранением документа у продавца.

Дистанционный безналичный расчет не всегда относится к оплате через интернет в смысле этого правила. Для расчетов без непосредственного взаимодействия, которые не подпадают под п. 5 и п. 5.1, действует п. 5.3 ст. 1.2 54-ФЗ. Чек формируют не позднее рабочего дня, следующего за днем расчета. Переносить этот срок на любую оплату аванса нельзя: сначала нужно определить, относится ли расчет к указанной в законе группе.

В этой группе способ передачи бумажного документа связан с предметом оплаты. При расчетах за товар п. 5.3 ст. 1.2 54-ФЗ допускает передачу чека вместе с товаром без электронного направления. При расчетах за работы и услуги бумажный чек можно передать при первом непосредственном взаимодействии с клиентом. Срок формирования документа и момент его вручения здесь различаются. Возможность вручить чек позже не означает, что его разрешено сформировать только при встрече.

Получение аванса и его зачет нужно различать. Зачет означает использование уже внесенной суммы в оплату услуг. Пункт 2.1 ст. 1.2 54-ФЗ регулирует особый порядок именно для зачета или возврата предварительной оплаты и авансов физических лиц за перечисленные услуги. Среди них названы связь, образование, перевозка пассажиров и услуги жилищно-коммунального хозяйства. Применять это исключение к любому продавцу только потому, что деньги поступили вперед, оснований нет.

При соблюдении условий п. 2.1 ст. 1.2 54-ФЗ допускается один чек со сведениями обо всех таких расчетах за расчетный период. Он может составляться без выдачи или направления клиенту. Закон ограничивает период календарным месяцем либо периодом, установленным законодательством, и предусматривает оформление не позднее десяти календарных дней после его окончания. Это специальное решение для названных расчетов за услуги. Оно не заменяет общее правило передачи чека при первоначальном получении аванса.

Есть и особенность для зачета либо возврата предварительной оплаты и авансов, которые физические лица ранее внесли полностью. Если речь идет о расчетах, указанных в п. 5 и п. 5.3 ст. 1.2 54-ФЗ, п. 2.1 разрешает направлять чеки электронно без бумажной выдачи. Здесь нужно учитывать оба условия: прежнюю оплату в полном объеме и вид расчета. Одного намерения продавца отказаться от печати для применения этого положения недостаточно.

Электронный чек подтверждает расчет; покупатель может сохранить его и распечатать. По п. 4 ст. 1.2 54-ФЗ покупатель может распечатать полученный электронный документ. Такая распечатка приравнивается к чеку, отпечатанному кассой, если сведения совпадают с направленными электронно. Поэтому при решении, как пробить аванс и передать подтверждение покупателю, отделяйте оформление расчета от выбора носителя. Для клиента существенно получить сам чек предусмотренным законом способом, а бумажная печать обязательна не во всех описанных случаях.