Как подписать договор через электронный документооборот

Чтобы подписать договор через ЭДО — электронный документооборот, — сначала определите, какой вид электронной подписи будет использоваться. От этого зависит, на каком основании электронный договор получит значение бумажного документа с собственноручной подписью. При выборе учитывайте условия признания подписи, а также требования к форме самого договора. Для квалифицированной, неквалифицированной и простой подписи эти условия различаются — ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Если используется квалифицированная электронная подпись, подписанный ею договор признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. Для такого признания отдельное соглашение участников об электронной подписи не требуется. Но есть исключение: когда федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный акт требует составить документ исключительно на бумаге, электронная форма не подходит — ч. 1 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Если стороны выбирают неквалифицированную подпись, выясните, чем предусмотрено признание подписанного договора равным бумажному. Основанием может служить закон, нормативный акт или соглашение между участниками электронного взаимодействия. В соответствующем акте или соглашении должен быть предусмотрен порядок проверки этой подписи. При подготовке договора по ЭДО согласуйте этот порядок, если именно соглашение сторон служит основанием признания электронных документов — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Для простой электронной подписи также нужно основание признания договора равным бумажному: закон, нормативный акт либо соглашение участников. В акте или соглашении закрепляют правила, по которым определяется подписавшее лицо, и обязанность сохранять конфиденциальность ключа. Если стороны опираются на соглашение, отразите в нём оба условия: как устанавливается подписант и кто обязан хранить ключ в тайне — ч. 2 ст. 6 и ч. 2 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).

При подписании простой подписью учитывайте способ её использования. Она может содержаться в самом электронном документе. Другой вариант — применение ключа по правилам оператора информационной системы, через которую документ создаётся или отправляется. Тогда в договоре должна быть информация о лице, от имени которого его создали или отправили. Это связывает действие в системе с конкретным подписантом — ч. 1 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).

Если договор передают вместе со связанными документами, их можно подписать одной электронной подписью как пакет. Каждый входящий в него документ считается подписанным тем же видом подписи. Для включённых в пакет документов, которые созданы и уже подписаны другими лицами, сохраняется первоначальная подпись — ч. 4 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Когда закон требует подписей нескольких лиц, электронный документ подписывают соответствующие лица установленным для него видом подписи. Подписание пакета следует организовать с учётом этого требования — ч. 3.1 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).