Как передать доверенность представителю в другом городе

Чтобы передать доверенность представителю в другом городе, можно обратиться к нотариусу за передачей документов. Это действие предусмотрено ст. 86 Основ законодательства о нотариате. Нотариус передает документы от одного лица другому и включает в их состав свое сопроводительное письмо. Закон предусматривает несколько способов передачи: отправка не сводится к пересылке бумажного экземпляра. Выбор между почтой и электронным способом связан прежде всего с тем, в какой форме существует доверенность и допускается ли изготовление равнозначного электронного документа.

Бумажную доверенность нотариус может направить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Именно такой способ почтовой отправки назван в ст. 86 Основ законодательства о нотариате. Он позволяет передать сам бумажный документ адресату. Та же статья допускает личную передачу под расписку. Однако если представитель находится далеко, для обсуждения с нотариусом подходят предусмотренные законом почтовая отправка и передача с использованием технических средств. Само нахождение адресата в другом городе не исключает этих способов.

Электронная передача бумажного документа устроена иначе. По ст. 86 Основ законодательства о нотариате нотариус сначала изготавливает электронный документ в порядке ст. 103.8 Закона № 4462-I. Затем он формирует пакет электронных документов, подписанных своей квалифицированной электронной подписью, и передает его с использованием технических средств, в том числе информационно-телекоммуникационных сетей. Квалифицированная электронная подпись здесь служит предусмотренным законом способом подписания электронного документа нотариусом. Простая отправка фотографии доверенности не описывает эту процедуру и не заменяет действия нотариуса по изготовлению и подписанию документа.

Равнозначность означает, что нотариус подтверждает тождественность содержания электронного документа содержанию представленного бумажного документа. Это правило ст. 103.8 Закона № 4462-I. Изготовленный таким способом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, равнозначность которому удостоверена. При изготовлении нотариус создает электронный образ бумажного документа и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью. Смысл процедуры состоит в подтверждении содержания и юридической силы электронного документа, а не только в удобстве пересылки файла на расстояние.

У этого способа есть прямое ограничение. Статья 103.8 Закона № 4462-I не допускает удостоверение равнозначности в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность. С учетом этого нельзя исходить из того, что любую бумажную доверенность можно преобразовать в равнозначный электронный документ. Если доверенность оформлена в простой письменной форме, ограничение нужно учитывать при выборе способа отправки. Почтовая передача бумажного документа и изготовление равнозначного электронного документа — разные действия; ограничения на второе нельзя игнорировать только потому, что адресат находится далеко.

Если документ уже существует в электронной форме, ст. 86 Основ законодательства о нотариате предусматривает другой исходный порядок. Электронные документы принимаются для передачи при наличии квалифицированных электронных подписей соответствующих лиц. Подпись лица, от которого исходит документ, должна быть проверена, а ее принадлежность этому лицу — подтверждена. После этого нотариус создает пакет электронных документов, подписанных своей квалифицированной электронной подписью, и передает его по информационно-телекоммуникационным сетям. Само наличие файла без соблюдения этих условий не означает, что он подходит для такого способа передачи.

Отдельно стоит решить, какое подтверждение отправки вам нужно. По просьбе обратившегося лица нотариус выдает свидетельство о направлении документов адресату. Его можно получить и при невозможности передачи: тогда в нем указываются причины. После подтверждения получения документов адресатом нотариус выдает свидетельство о передаче. Эти свидетельства относятся к разным событиям. Направить документ и подтвердить его получение представителем — не одно и то же; просьбу о нужном свидетельстве лучше сформулировать с учетом этой разницы.

Расходы на услуги почтовой связи или иных третьих лиц, связанные с передачей документов, по ст. 86 Основ законодательства о нотариате оплачивает тот, кто обратился за нотариальным действием. Сумму расходов и срок доставки уточните у нотариуса при выборе способа передачи. При обращении обозначьте, кому требуется отправить доверенность, в какой форме она представлена и какое подтверждение вы хотите получить. Это позволит соотнести вашу задачу с предусмотренным законом способом передачи, не смешивая бумажный документ, равнозначный электронный документ и обычную копию файла.