Как отразить расчёты с самозанятым в бухгалтерском учёте

Если вопрос звучит как «самозанятый: как проводить расчёты», начинать нужно с содержания операции. Что именно приобретено: товар, работа, услуга или имущественное право? Какое событие произошло и каким документом оно оформлено? По ч. 1 ст. 9 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Под таким фактом здесь понимается сама отражаемая операция. Статус исполнителя не отменяет требования подтвердить её документально. В учёте должно быть отражено то, что произошло в действительности.

Первичка — это документ, которым оформляют хозяйственную операцию. Для его проверки недостаточно прочитать название или увидеть упоминание самозанятого. Часть 2 ст. 9 402-ФЗ требует указать наименование и дату составления документа, наименование составившего его экономического субъекта, содержание операции. Также нужны её натуральное и (или) денежное измерение и единицы измерения. По этим сведениям должно быть понятно, какое событие оформлено и в каком объёме. Документ с общими словами об исполнителе ещё не подтверждает конкретное содержание расчётов с ним.

Отдельно проверьте сведения о лицах, отвечающих за операцию и её оформление. В ч. 2 ст. 9 402-ФЗ предусмотрены наименования соответствующих должностей и подписи с фамилиями и инициалами либо другими реквизитами, позволяющими установить этих лиц. Проверять нужно весь состав обязательных реквизитов. Укажите и сумму, и содержание операции, а также дату составления и подписи ответственных лиц. Это разные сведения, и закон перечисляет их отдельно.

Срок оформления первички связан с самой операцией. По ч. 3 ст. 9 402-ФЗ документ составляют при её совершении, а если это невозможно — непосредственно после окончания. Ответственный за оформление обеспечивает своевременную передачу первичных документов для регистрации сведений в регистрах бухгалтерского учёта и достоверность этих сведений. Вопрос о том, как провести самозанятого, полезно сформулировать точнее: какие сведения об операции передать в учёт и кто отвечает за их оформление. Один лишь статус получателя денег на эти вопросы не отвечает.

Формы первичных документов определяет руководитель по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Это правило ч. 4 ст. 9 402-ФЗ. При выборе формы сохраняются требования к обязательным реквизитам. По ч. 5 той же статьи первичку можно составить на бумаге и (или) в электронном виде с электронной подписью. Следовательно, проверять нужно не только способ получения документа, но и его содержание и надлежащее подписание. Для оформления операции в электронном виде составьте первичный документ с обязательными реквизитами и подпишите электронной подписью.

Бухгалтерское оформление и признание расходов при расчёте налога решают разные задачи. Для налогового учёта действует специальное условие ст. 15 422-ФЗ: нужен чек, сформированный самозанятым. Часть 8 касается организаций, уплачивающих налог на прибыль. При отсутствии чека они не учитывают расходы на приобретение товаров, работ, услуг и имущественных прав у плательщика налога на профессиональный доход. Наряду с первичкой проверьте наличие чека самозанятого. Документальное оформление факта операции не позволяет обойти прямо установленное ограничение для налоговых расходов.

Для организаций и индивидуальных предпринимателей на упрощённой системе налогообложения и на едином сельскохозяйственном налоге аналогичное условие установлено ч. 9 ст. 15 422-ФЗ. Часть 10 относится к предпринимателям, исчисляющим налог на доходы физических лиц с предпринимательских доходов. Во всех этих случаях отсутствие чека препятствует учёту названных расходов при определении налоговой базы. При этом наличие чека нельзя описывать как безусловную гарантию признания любого расхода: приведённые положения устанавливают запрет при его отсутствии. Они не заменяют проверку содержания самой операции.

Чек имеет значение и для страховых взносов. Часть 1 ст. 15 422-ФЗ предусматривает условие о его наличии для указанных в ней плательщиков взносов. Речь идёт о выплатах физическим лицам, которые не являются индивидуальными предпринимателями, если выплаты подлежат учёту в базе по налогу на профессиональный доход. Такое правило нельзя переносить на любую выплату любому получателю. Для расчётов нужно сопоставить статус исполнителя, характер выплаты и документы, а не ограничиваться словом «самозанятый».

Практический итог проверки — согласованное описание реальной операции в документах и соблюдение отдельного условия о чеке. Часть 1 ст. 9 402-ФЗ запрещает принимать к бухгалтерскому учёту документы о фактах, которых не было. Если первичка нуждается в исправлении, ч. 7 этой статьи предусматривает дату исправления и подписи составивших документ лиц с идентифицирующими сведениями. Для выбора проводки передайте лицу, ведущему бухгалтерский учёт, документы с содержанием и суммой конкретной операции. Готовой универсальной проводки для всех покупок и выплат самозанятым нет: счета и их корреспонденцию нужно подбирать с учётом того, что приобретено и как произведён расчёт.