Как отразить НДФЛ в учёте и отчётности

Чтобы понять, как отразить НДФЛ, начните с записей по каждому получателю дохода. Пункт 1 ст. 230 НК РФ обязывает налогового агента вести регистры налогового учёта. Это записи, в которых собраны сведения о доходах физических лиц, предоставленных им вычетах, исчисленном и удержанном налоге. Исчисленный и удержанный налог отражайте отдельно: укажите и рассчитанную сумму налога, и сумму, фактически удержанную у получателя дохода.

Форму регистра и порядок внесения аналитических данных агент разрабатывает самостоятельно. Такая самостоятельность касается устройства учёта, но не позволяет исключить обязательные сведения. По п. 1 ст. 230 НК РФ регистр должен позволять определить получателя дохода, вид выплаты и предоставленных вычетов. В нём также отражаются расходы и суммы, уменьшающие налоговую базу, с использованием утверждённых кодов. Поэтому при подготовке формы нужно предусмотреть место для всех применимых показателей.

Отдельное внимание уделите датам. В регистре должны быть суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика и даты удержания налога. Если запись содержит только итоговый доход и общую сумму НДФЛ, она не передаёт весь состав сведений, установленный п. 1 ст. 230 НК РФ. Порядок отражения данных первичных учётных документов тоже определяет сам агент. Имеет смысл сопоставлять записи с документами, на основании которых они сделаны, чтобы не пропустить обязательные сведения.

Учёт и представление отчётности — разные обязанности. Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговый агент представляет расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных им. Расчёт подаётся за первый квартал, полугодие и девять месяцев не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. Годовой расчёт представляется не позднее 25 февраля следующего года. Эти сроки относятся к представлению расчёта; они не описывают порядок заполнения отдельных строк отчётной формы.

Кроме расчёта, предусмотрены сведения о доходах и налоге по каждому физическому лицу за истекший налоговый период. Пункт 2 ст. 230 НК РФ устанавливает для них срок не позднее 25 февраля следующего года. Для 2022 года и последующих налоговых периодов документ с такими сведениями представляется в составе расчёта. Поэтому при подготовке годовой отчётности нужны не только общие показатели, но и сведения, относящиеся к конкретным получателям доходов.

Общий адресат отчётности — налоговый орган по месту учёта агента. Для российской организации с обособленными подразделениями п. 2 ст. 230 НК РФ предусматривает специальные правила. По работникам подразделения отчётность представляется по месту учёта этого подразделения. По физическим лицам, получившим доходы по гражданско-правовым договорам, учитывается место учёта подразделения, которое заключило договор. Эти правила применяются с оговорками, прямо предусмотренными тем же пунктом. Поэтому принадлежность выплаты подразделению имеет значение при выборе места представления отчётности.

Если организация и её подразделения находятся в одном муниципальном образовании либо там расположены несколько подразделений, п. 2 ст. 230 НК РФ допускает выбор места представления отчётности в установленных им случаях. О выборе нужно уведомить соответствующие налоговые органы не позднее 1-го числа налогового периода. Менять уведомление в течение этого периода нельзя. Норма также предусматривает представление уведомлений при изменении количества подразделений или других изменениях, влияющих на порядок отчётности.

Способ подачи тоже установлен законом. По п. 2 ст. 230 НК РФ сведения и расчёт представляются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Если доходы за налоговый период получили до 10 человек, агент может представить их на бумаге. Для индивидуальных предпринимателей на патентной системе предусмотрено отдельное правило о месте подачи: по наёмным работникам отчётность направляется в налоговый орган по месту учёта предпринимателя в связи с такой деятельностью.

Справка получателю дохода решает другую задачу: она подтверждает его доходы и удержанный налог. По п. 3 ст. 230 НК РФ агент выдаёт её физическому лицу по заявлению, используя утверждённую форму. Выдача справки не заменяет представление расчёта и сведений в налоговый орган. При реорганизации действует п. 5 ст. 230 НК РФ: если организация до её завершения не исполнила обязанности по представлению сведений, их представляет правопреемник по месту своего учёта. При нескольких правопреемниках обязанности определяются передаточным актом или разделительным балансом.