Как отправлять сотрудникам расчётные листки

Чтобы решить, как отправлять расчетные листки сотрудникам, исходите из обязанности письменно извещать каждого работника при выплате заработной платы. Организуйте передачу так, чтобы сведения о расчёте получил именно тот сотрудник, которому начислены деньги. Устное объяснение суммы не выполняет требование о письменной форме извещения. Это отправная точка для организации выдачи по ст. 136 ТК РФ.

Начните с формы расчётного листка. Её утверждает работодатель, учитывая мнение представительного органа работников. Используйте утверждённую форму для подготовки сведений о зарплате: сотруднику должно быть понятно, за какой период произведён расчёт, какие суммы начислены и сколько ему причитается к выплате. Требование об утверждении формы закреплено в ст. 136 ТК РФ.

В листке отразите составные части заработной платы за соответствующий период. Если работнику начислены другие суммы, укажите их размеры. В число таких начислений входит денежная компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других причитающихся работнику выплат. Для сотрудника это возможность увидеть, из чего складывается расчёт, а не только узнать итоговую цифру. Состав сведений определяет ст. 136 ТК РФ.

Отдельно покажите удержания: сколько удержано и на каком основании. Затем укажите общую денежную сумму к выплате. Если после получения листка работник спрашивает, почему перечислено меньше начисленного, сопоставьте эти сведения: начисления, удержания с основаниями и итог. Такое содержание письменного извещения позволяет объяснить разницу между начисленной зарплатой и суммой, которую сотрудник получает, — ст. 136 ТК РФ.

Свяжите передачу расчётных сведений с выплатой зарплаты. Статья 136 ТК РФ обязывает извещать работника именно при выплате. Для организации работы учитывайте и установленную дату перечисления денег: зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца. Конкретную дату закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовом договоре, не позднее 15 календарных дней после окончания периода начисления.

Различайте отправку листка и перечисление денег. Зарплата по общему правилу выплачивается в месте работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника. Эти положения ст. 136 ТК РФ определяют способ выплаты зарплаты. При подготовке расчётных листков работодателю нужно отдельно обеспечить письменное извещение сотрудника обо всех положенных сведениях о расчёте.

Перед передачей сверьте листок с расчётом конкретного работника. Проверьте период, состав зарплаты, остальные начисления, основания и размеры удержаний, конечную сумму. Если часть сведений пропущена, дополните листок до передачи: письменное извещение должно охватывать весь состав информации, предусмотренный ст. 136 ТК РФ. Так сотрудник получает объяснение своего расчёта одновременно с выплатой.