Как оформить возврат товара поставщику

Чтобы правильно оформить возврат товара поставщику, сначала определите, какое нарушение вы обнаружили и какого результата хотите добиться. Возврат уплаченных денег, замена товара и устранение недостатков — разные требования. Их нельзя считать взаимозаменяемыми только потому, что покупатель недоволен поставкой. Ст. 475 ГК РФ связывает выбор требования с характером недостатка. Начните оформление с описания качества товара, а затем переходите к формулировке обращения к поставщику. Одной записи о намерении вернуть покупку недостаточно для объяснения основания отказа от договора.

Приёмка — это действия покупателя по принятию поставки. По ст. 513 ГК РФ покупатель обязан обеспечить принятие товаров, поставленных в соответствии с договором. Принятые товары нужно осмотреть, проверить их количество и качество. Срок и порядок такой проверки могут определяться законом, иными правовыми актами, договором или обычаями делового оборота. При подготовке обращения сопоставьте фактическую проверку с условиями договора: когда товар поступил, как его осматривали и что именно обнаружили. Это помогает последовательно изложить события без подмены фактов общим словом «брак».

О выявленных несоответствиях или недостатках ст. 513 ГК РФ предписывает незамедлительно письменно уведомить поставщика. В уведомлении имеет смысл обозначить товар и поставку, описать обнаруженные дефекты и указать, в чём товар не соответствует согласованному качеству. Такое содержание позволяет связать обращение с результатами приёмки. Устный разговор не заменяет предусмотренного статьёй письменного уведомления. Озаглавьте документ, например, «Уведомление о недостатках товара»: главное — письменно сообщить поставщику о выявленном нарушении, описав его в самом обращении.

Не каждый недостаток позволяет отказаться от договора. Пункт 1 ст. 475 ГК РФ относится к недостаткам, которые продавец не оговорил. Покупатель вправе выбрать соразмерное уменьшение цены, безвозмездное устранение недостатков в разумный срок либо возмещение своих расходов на их устранение. Если вы просите именно вернуть деньги, нужно объяснить, почему нарушение относится к существенным. Перечень обычных требований не означает, что поставщик обязан принять обратно любой товар с любым обнаруженным дефектом. Сначала разграничьте эти основания, чтобы в обращении не смешивались разные последствия нарушения.

Существенное нарушение качества раскрыто в п. 2 ст. 475 ГК РФ. К нему относятся неустранимые недостатки, а также недостатки, для устранения которых нужны несоразмерные расходы или затраты времени. Закон также называет дефекты, которые выявляются неоднократно либо появляются снова после устранения, и другие подобные недостатки. Описывайте конкретное проявление: что невозможно исправить, какой дефект повторяется, что уже устраняли и что обнаружили вновь. Само слово «существенный» без такого объяснения не показывает, на каком основании покупатель выбрал отказ от договора.

При существенном нарушении покупатель по своему выбору вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы либо потребовать замены на товар, соответствующий договору. Это два варианта по п. 2 ст. 475 ГК РФ. В обращении обозначьте выбранный вариант прямо. Если ваша цель — получить деньги, свяжите требование об их возврате с отказом от договора и описанными существенными недостатками. Если нужна замена, сформулируйте именно её, чтобы поставщик понимал содержание требования.

Отдельное правило касается товара, полученного от транспортной организации. Пункт 3 ст. 513 ГК РФ обязывает проверить соответствие товара сведениям в транспортных и сопроводительных документах. Приёмка от перевозчика должна проходить с соблюдением правил, регулирующих деятельность транспорта. Для оформления претензии сопоставьте сведения о поступившем товаре с этими документами. Описание расхождений при получении и описание недостатков качества могут относиться к одной поставке, но каждое должно передавать свой факт: что было указано в документах и что фактически принято.

Если некачественной оказалась часть товаров, входящих в комплект, п. 4 ст. 475 ГК РФ позволяет осуществить предусмотренные этой статьёй права в отношении такой части. Укажите, какой элемент комплекта имеет недостаток и к чему относится ваше требование. Не переносите описание дефекта одной части на весь комплект без объяснения. Кроме того, п. 3 этой статьи оговаривает, что требования об устранении недостатков или замене допустимы, если иное не вытекает из характера товара или существа обязательства.

Практически оформление объединяет описание поставки, результаты проверки, письменное уведомление и выбранное требование. Отдельно сохраните материалы, которыми подтверждаете перечисленные факты. Ст. 475 и ст. 513 ГК РФ объясняют основания требований и обязанности при приёмке, но не устанавливают порядок оформления НДС при возврате. Из этих норм нельзя вывести название налогового документа или способ корректировки налога. Вопрос о налоговом оформлении нельзя решать одним указанием на право отказаться от договора: содержание приведённых статей этого ответа не даёт.