Как оформить увольнение сотрудника во время отпуска

Если сотрудник увольняется в отпуске по собственному желанию, оформление начните с его письменного заявления. Уход по инициативе работника регулирует ст. 80 ТК РФ. Отпуск не превращает такое увольнение в решение работодателя: основанием остается желание сотрудника прекратить трудовой договор. Для кадрового оформления существенны дата получения заявления и дата прекращения договора, а не присутствие человека на рабочем месте.

Обычно предупредить работодателя нужно не позднее чем за две недели. Отсчет начинается на следующий день после получения заявления, а не после его написания. Если заявление получено во время отпуска, срок предупреждения уже идет; возвращения сотрудника для начала отсчета ждать не требуется. Когда обе стороны согласны на более раннее прекращение договора, ст. 80 ТК РФ позволяет оформить его до окончания этого срока.

Отдельное правило действует, если человек не может продолжать работу, например при выходе на пенсию или зачислении в образовательную организацию. Тогда работодатель обязан оформить увольнение в срок из заявления. Такое же правило применяется при установленном нарушении работодателем трудовых прав и условий, перечисленных в ст. 80 ТК РФ. Эти случаи нужно отличать от просьбы уйти раньше по соглашению сторон.

Перед оформлением учтите право сотрудника передумать: пока срок предупреждения не закончился, заявление можно отозвать. Исключение касается приглашенного письменно на его место другого работника, которому нельзя отказать в заключении договора. Если срок истек, договор не расторгнут и сотрудник больше не настаивает на уходе, трудовые отношения продолжаются — ст. 80 ТК РФ.

Прекращение договора оформите приказом. Работника знакомят с ним под роспись; если из-за отсутствия ознакомление невозможно, сделайте на приказе соответствующую запись. Отказ расписаться также отражают записью. По требованию сотрудника выдайте заверенную копию приказа. Дата увольнения может отличаться от последнего дня фактического выполнения работы, когда за отсутствующим человеком сохранялось место, — ст. 84.1 ТК РФ.

На день прекращения договора приходится обязанность выдать трудовую книжку либо предоставить сведения о трудовой деятельности и произвести расчет. Причину и основание увольнения в кадровых записях указывайте точно по закону, со ссылкой на соответствующую норму. Если сотрудник письменно запросил документы, связанные с работой, подготовьте их заверенные копии — ст. 84.1 ТК РФ.

Когда сотрудник отсутствует и передать трудовую книжку нельзя, направьте уведомление: предложите явиться за ней или согласиться на почтовую отправку. Для сведений о трудовой деятельности предусмотрена отправка заверенного бумажного документа заказным письмом с уведомлением. Именно направление уведомления или письма освобождает работодателя от ответственности за задержку передачи этих документов. При последующем обращении за неполученной книжкой или сведениями действует срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения — ст. 84.1 ТК РФ.