Как оформить удалённого сотрудника

Чтобы оформить удаленного сотрудника, сначала определите, принимаете ли вы нового человека или меняете условия работы уже принятого. Для нового сотрудника оформляют трудовой договор, предусматривающий выполнение трудовой функции дистанционно. Если трудовой договор уже заключён, дистанционную работу можно предусмотреть дополнительным соглашением к нему. Оба документа упомянуты в ст. 312.2 ТК РФ. Выбор документа связан с тем, на каком этапе вы договариваетесь об удалённой работе: при приёме или в период действующих трудовых отношений.

Личная встреча для заключения договора не обязательна: работник и работодатель могут обменяться электронными документами. Такая возможность относится и к дополнительному соглашению о дистанционной работе. При этом ст. 312.2 ТК РФ связывает электронное заключение с установленным порядком обмена. Для работодателя это означает, что нужно организовать именно обмен электронными документами, посредством которого заключается договор или соглашение. Переписку об условиях будущей работы и оформление согласованного документа стоит различать: статья предусматривает электронную форму заключения самого договора.

При электронном заключении договора поступающий на работу вправе предъявить документы для приёма в электронной форме, если законодательство не предусматривает иного. Но у работодателя остаётся право потребовать нотариально заверенные бумажные копии этих документов. После такого требования поступающий на дистанционную работу обязан их представить. Это правило ст. 312.2 ТК РФ позволяет разграничить первоначальное предъявление электронных документов и последующее предоставление заверенных копий: бумажные копии связаны с требованием работодателя, а не с любым случаем электронного оформления.

Если человек впервые заключает трудовой договор и делает это электронно, документ о регистрации в системе индивидуального учёта он получает самостоятельно. Получение возможно и в электронной форме. При оформлении первого сотрудника на удалённую работу учитывайте, на кого возложено это действие: по ст. 312.2 ТК РФ его выполняет сам поступающий на работу. Ознакомить будущего работника с документами, с которыми его знакомят при приёме, также можно через обмен электронными документами.

Электронное оформление не лишает работника возможности получить договор на бумаге. Для этого он подаёт письменное заявление. Работодатель обязан направить надлежаще оформленный экземпляр не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления. Такой же порядок применяется к дополнительному соглашению. Отсчёт по ст. 312.2 ТК РФ связан с получением заявления работодателем, поэтому при организации отправки ориентируйтесь именно на эту дату.

Вопрос о записи в трудовую книжку решается по желанию дистанционного работника. Чтобы работодатель внёс сведения о трудовой деятельности, сотрудник должен предоставить книжку. Допускается переслать её по почте заказным письмом с уведомлением. При таком обращении работодателю нужно учесть и волю сотрудника, и передачу книжки: эти условия внесения сведений прямо предусмотрены ст. 312.2 ТК РФ.