Как оформить премию сотруднику

Чтобы оформить премию сотруднику, начните с документов, которые регулируют оплату его труда. Проверьте трудовой договор, коллективный договор, соглашения и локальные нормативные акты работодателя — внутренние правила оплаты труда и премирования. Нужно установить, какая премия предусмотрена для работника и при каких условиях возникает основание для выплаты. Заработная плата в трудовом договоре должна соответствовать действующей у работодателя системе оплаты труда — ст. 135 ТК РФ.

Если вы только вводите премирование, сначала сформулируйте правила будущих выплат. Определите виды премий, их размеры, сроки, основания и условия получения. Эти элементы нужны, чтобы связать начисление с работой сотрудника: например, с её качеством, эффективностью или продолжительностью. Выбранные показатели должны позволять понять, за какой результат и в каком размере выплачивается премия. Закрепите правила в документах, устанавливающих систему премирования, — коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте согласно ст. 135 ТК РФ.

Если правила уже действуют, сопоставьте с ними конкретную выплату. Уточните вид премии, применимые к сотруднику показатели и выполнение условий её получения. Затем определите размер и срок выплаты по установленным правилам. Такой подход помогает оформить решение о премии последовательно: от предусмотренного основания к результатам работы и сумме, которая им соответствует. При подготовке документов используйте одинаковые условия, чтобы описание выплаты не расходилось с системой оплаты труда работодателя — ст. 135 ТК РФ.

При принятии внутреннего акта об оплате труда учитывается мнение представительного органа работников. Если в нём предусматривается снижение премии из-за дисциплинарного взыскания, закон отдельно требует учитывать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Вопрос об участии представителей работников нужно решить при установлении правил, до применения этих правил к премии конкретного сотрудника. Основание — ст. 135 ТК РФ.

Когда премию хотят уменьшить из-за взыскания, проверьте условие об этом в локальном нормативном акте. Снижение допускается только в отношении премий, входящих в заработную плату и начисляемых за период применения взыскания. Оно не может уменьшать месячную заработную плату больше чем на 20 процентов. Речь идёт об ограничении уменьшения месячной зарплаты, поэтому при расчёте нужно оценить влияние снижения премии на всю эту сумму — ст. 135 ТК РФ.

Перед оформлением выплаты сравните условия документов между собой. Трудовой договор не должен ухудшать положение работника относительно трудового законодательства, коллективного договора, соглашений и локальных актов. Для коллективного договора, соглашений и внутренних правил также действует запрет ухудшать условия по сравнению с трудовым законодательством. Это нужно учитывать и при подготовке системы премирования, и при определении условий премии сотрудника — ст. 135 ТК РФ.