Как оформить доплату сотруднику

Чтобы оформить доплату сотруднику, сначала определите, за что он будет её получать. Выплата может иметь компенсационный характер, то есть учитывать условия работы, отклоняющиеся от нормальных, или стимулирующий характер — поощрять работу сотрудника. Это различие помогает выбрать правила оформления: ст. 135 ТК РФ относит обе группы выплат к системе оплаты труда работодателя. Начать стоит с содержания выплаты, а затем подобрать для неё точное название в документах.

Затем посмотрите, как нужная доплата урегулирована у работодателя. Размеры и правила таких выплат закрепляются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами — внутренними документами работодателя, регулирующими оплату труда. Если соответствующие условия уже действуют, оформление выплаты конкретному человеку должно им соответствовать. Сопоставьте основание доплаты и её размер с этими правилами: так будет понятно, какое условие применить к сотруднику по ст. 135 ТК РФ.

Если работодатель вводит новую доплату в систему оплаты труда, её условия нужно закрепить в документах, регулирующих эту систему. Для локального нормативного акта действует правило об учёте мнения представительного органа работников. Такое оформление касается общих правил выплаты, а не только решения о заработке одного человека. При подготовке условий ориентируйтесь на ст. 135 ТК РФ: система оплаты труда должна соответствовать трудовому законодательству.

Отдельно проверьте трудовой договор сотрудника. Именно им устанавливается заработная плата работника в соответствии с действующей системой оплаты труда. Согласуйте условия о доплате с тем, как она описана в документах работодателя. Например, если внутренние правила определяют выплату как компенсационную, договорные условия должны учитывать её назначение. При сопоставлении документов проверьте, чтобы условия договора не ухудшали положение работника по сравнению с коллективным договором, соглашениями и локальными актами: это требование ст. 135 ТК РФ.

Если под доплатой подразумевается премия, оформляйте её с учётом правил премирования. Для выбранного вида премии закрепите размер, срок выплаты и условия, при которых сотрудник получает право на поощрение. Показателями могут быть качество, эффективность и продолжительность работы. Статья 135 ТК РФ связывает премирование с такими заранее установленными условиями. Поэтому при подготовке документов опишите, за какой результат начисляется премия и какие правила действуют для её выплаты сотруднику.

Завершая оформление, сопоставьте документы между собой: назначение выплаты, её размер и условия получения должны согласовываться с системой оплаты труда и трудовым договором. Если предполагается снизить премию из-за дисциплинарного взыскания, учитывайте специальное ограничение ст. 135 ТК РФ: снижение касается премий за период применения взыскания и не может уменьшать месячную заработную плату более чем на 20 процентов. Это правило относится именно к снижению премии по такому основанию.