Как оформить документы на выдачу аванса

Выдача аванса должна быть отражена в первичном учетном документе. Это документ, которым оформляют сам факт хозяйственной жизни — в рассматриваемом случае совершенную выплату. Такое правило закрепляет ч. 1 ст. 9 402-ФЗ. Ответ на вопрос, как выписывать аванс, начинается с содержания операции: документ должен показывать, что фактически произошло. Одного названия «аванс» недостаточно, если остальные сведения не позволяют понять, какую выплату он оформляет и кто отвечает за ее оформление.

Форму первичного документа определяет руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Это предусмотрено ч. 4 ст. 9 402-ФЗ. Для выдачи аванса используйте форму, определенную руководителем в этом порядке; уточните ее у лица, ведущего бухгалтерский учет. Для организаций бюджетной сферы в той же части установлено отдельное правило: формы определяются в соответствии с бюджетным законодательством. Общее правило о выборе формы руководителем нельзя без этой оговорки переносить на такие организации.

Проверьте обязательные реквизиты, то есть сведения, без которых документ не соответствует требованиям ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. В нем должны быть название, дата составления и наименование экономического субъекта, который его составил. Затем нужно описать содержание факта хозяйственной жизни. Применительно к авансу описание должно отражать выдачу денег, а не оставаться пустой строкой или обозначать другую операцию. Название документа и описание выплаты выполняют разные задачи: первое обозначает документ, второе раскрывает совершенное действие.

Отдельно указывается величина натурального и (или) денежного измерения операции с единицами измерения. Для денежной выплаты это означает, что сумма должна сопровождаться обозначением единицы, в которой она выражена. Не стоит рассчитывать, что смысл суммы станет понятен только из других бумаг: ч. 2 ст. 9 402-ФЗ относит эти сведения к реквизитам самого первичного документа. Заполнение денежной части нужно соотносить с фактической операцией, поскольку документ предназначен для ее отражения в учете.

В документе также указывают должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление, либо должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события. Нужны подписи предусмотренных законом лиц с фамилиями и инициалами либо иными сведениями, позволяющими установить, кто подписал документ. Это требования ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Из них нельзя вывести универсальное правило, что любой документ на аванс достаточно подписать одному определенному работнику: состав подписей соотносится с участием и ответственностью лиц при оформлении операции.

Момент составления тоже имеет значение. По ч. 3 ст. 9 402-ФЗ первичный документ оформляют при совершении операции. Если это невозможно, его составляют непосредственно после ее окончания. Ответственный за оформление обеспечивает своевременную передачу документа для регистрации сведений в регистрах бухгалтерского учета и достоверность этих сведений. Подготовить бланк и передать оформленный документ для учета — разные действия. Нельзя считать оформление завершенным лишь потому, что сведения о выплате остались у работника, который заполнял бумагу.

Передача документа бухгалтеру не переносит на него ответственность за соответствие чужого документа фактическим событиям. Часть 3 ст. 9 402-ФЗ прямо разграничивает эти обязанности. Лицо, ведущее бухгалтерский учет, не отвечает за соответствие составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Достоверность описания выплаты обеспечивает ответственный за ее оформление.

Допустим бумажный и (или) электронный документ. Электронный вариант должен быть подписан электронной подписью: такое условие содержит ч. 5 ст. 9 402-ФЗ. Если законом или договором предусмотрено представление документа на бумаге другому лицу или государственному органу, действует ч. 6 этой статьи. По требованию такого получателя экономический субъект за свой счет изготавливает бумажную копию электронного первичного документа. Сам по себе выбор электронной формы не отменяет это правило о копии.

Ошибку исправляют по правилам ч. 7 ст. 9 402-ФЗ. Исправления допускаются, если федеральные законы или нормативные правовые акты органов государственного регулирования бухгалтерского учета не устанавливают иное. У исправления должны быть дата и подписи лиц, составивших документ, с фамилиями и инициалами либо другими сведениями для идентификации. Просто заменить ошибочную запись без оформления исправления недостаточно для соблюдения этих требований. При этом исправление не должно превращать документ в подтверждение выплаты, которой не было: ч. 1 той же статьи запрещает принимать к учету документы о несуществовавших фактах хозяйственной жизни.