Как оформить дистанционного сотрудника

Если вы принимаете человека для работы вне территории и рабочих мест под контролем работодателя, сначала определите, подходит ли такой формат под дистанционную работу. Для неё сотрудник использует информационно-телекоммуникационные сети, в том числе Интернет, и сети связи общего пользования: как для выполнения трудовой функции, так и для взаимодействия с работодателем. Именно сочетание этих условий описывает дистанционную работу в ст. 312.1 ТК РФ.

При приёме нового сотрудника дистанционный характер работы закрепляют в трудовом договоре. Если человек уже работает у вас и меняет формат работы, оформляют дополнительное соглашение к его трудовому договору. Выбор документа связан с тем, устанавливаете ли вы трудовые отношения впервые или меняете условия существующих. Оба способа оформления предусмотрены ст. 312.2 ТК РФ.

Далее согласуйте, как долго сотрудник будет работать удалённо. Постоянный дистанционный режим действует в течение срока трудового договора. Временную непрерывную удалённую работу можно предусмотреть на определённый срок, не превышающий шести месяцев. Есть и периодический вариант: удалённые периоды чередуются с работой на стационарном рабочем месте. Выбранный вариант закрепите в договоре или дополнительном соглашении — ст. 312.1 ТК РФ.

Для заключения договора или соглашения можно обменяться электронными документами с сотрудником. Это позволяет оформить дистанционные условия без обмена бумажными экземплярами на этапе заключения. При электронном заключении договора документы для поступления на работу также могут предъявляться в электронной форме, если законодательство не предусматривает иного. Если работодателю нужны нотариально заверенные бумажные копии этих документов, он вправе потребовать их, а поступающий на работу обязан их представить — ст. 312.2 ТК РФ.

Если для сотрудника это первый трудовой договор, при его заключении через электронный обмен документ о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта сотрудник получает самостоятельно. Такой документ может быть электронным. Ознакомить поступающего на дистанционную работу с документами при приёме также можно через обмен электронными документами — ст. 312.2 ТК РФ.

После оформления учитывайте обращения работника о бумажных документах. Когда он письменно просит экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения, направьте надлежаще оформленный экземпляр не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления. Для записи в трудовую книжку нужно желание сотрудника и предоставление самой книжки. Работник вправе переслать её по почте заказным письмом с уведомлением — ст. 312.2 ТК РФ.

Удалённый формат сохраняет действие трудового законодательства в отношении сотрудника, с особенностями дистанционной работы. Поэтому оформляйте его именно как работника по трудовому договору, когда речь идёт о выполнении предусмотренной этим договором трудовой функции дистанционно — ст. 312.1 ТК РФ.