Как обосновать выплату премии работнику

Чтобы обосновать премии, начните с действующих у работодателя правил. Найдите в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте нужный вид премии. Под локальным нормативным актом здесь понимается документ, которым работодатель закрепляет правила премирования своих работников. Сопоставьте эти правила с условиями трудового договора получателя: заработная плата устанавливается договором в соответствии с системой оплаты труда работодателя — ст. 135 ТК РФ.

Затем ответьте на вопрос: за что именно работнику полагается выплата? Вместо общей похвалы опишите результат, который соответствует установленному основанию премирования. Это может быть качество выполненной работы, её эффективность или продолжительность, если такой показатель предусмотрен правилами работодателя. Свяжите конкретное достижение с конкретным условием: что требовалось от работника и что он выполнил. Именно такие основания и условия входят в систему премирования по ст. 135 ТК РФ.

Сумму объясняйте отдельно от основания. Проверьте предусмотренный размер премии и покажите, как он применён к результатам этого работника. Если правила содержат несколько условий, отразите выполнение каждого условия, от которого зависит выплата. Не смешивайте вопрос о праве на премию с вопросом о её размере: в системе премирования должны быть определены и основания, и размеры, и сроки выплаты — ст. 135 ТК РФ.

Для письменного обоснования удобно собрать сведения в последовательности: вид премии, применимое условие, результат работника, подтверждающие сведения, размер выплаты. Например, при премировании за качество опишите достигнутый результат именно с точки зрения принятого показателя качества. Содержание подтверждения выбирайте по тому, что оценивается: объём выполненного труда требует сведений об объёме, а эффективность — о соответствующем результате. Такая связь помогает объяснить выплату через показатели, предусмотренные ст. 135 ТК РФ.

Если премии работников различаются, объясняйте различие трудовыми показателями. Сравните квалификацию, сложность работы, количество и качество затраченного труда. Не подменяйте эти основания личным отношением к получателю. При установлении и изменении условий оплаты труда дискриминация запрещена, а зависимость заработка от перечисленных характеристик труда закреплена ст. 132 ТК РФ.

Когда на сумму влияет дисциплинарное взыскание, проверьте соответствующее условие локального акта. Снижение по этому основанию допускается лишь для премий в составе заработной платы, начисляемых за период применения взыскания. При расчёте такого снижения соблюдайте предел: месячный заработок работника не должен сократиться больше чем на 20 процентов. Эти ограничения ст. 135 ТК РФ нужно учитывать и при объяснении итоговой суммы.

Если работодатель только формирует правила премирования, закрепите в них виды выплат, размеры, сроки, основания и условия. При принятии локальных актов об оплате труда учитывается мнение представительного органа работников. Условия трудового договора нельзя ухудшать по сравнению с применимыми коллективным договором, соглашениями и локальными актами — ст. 135 ТК РФ.