Как начислить премию работнику

Чтобы правильно начислить премию, сначала установите, какие правила премирования действуют у работодателя. Ст. 135 ТК РФ связывает заработную плату по трудовому договору с системой оплаты труда. Такая система включает и премирование. Поэтому одного решения о желаемой сумме недостаточно для объяснения расчета: нужно понять, за что предусмотрена выплата, кому она полагается и какие условия должны быть выполнены. От этих правил зависит, как начисляется премия конкретному работнику.

Правила могут содержаться в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте. Локальный акт — документ работодателя, который устанавливает общие правила, например положение о премировании. Для расчета премии проверьте условия выплаты в документе. Имеет значение его содержание: виды премий, размеры, сроки, основания и условия выплаты. Именно эти элементы системы премирования названы в ст. 135 ТК РФ. Проверьте также условия трудового договора работника, поскольку заработная плата устанавливается этим договором в соответствии с действующей системой.

Затем определите вид премии и период, за который ее начисляют. Не переносите условия одной выплаты на другую только потому, что обе названы премиями. Если правила различают выплаты по итогам разных периодов или по разным показателям, расчет должен учитывать это различие. Например, качество, эффективность и продолжительность работы прямо названы в ст. 135 ТК РФ среди возможных показателей. Однако сама статья не назначает каждому показателю денежную оценку и не устанавливает общей для всех работодателей формулы.

Для расчета сопоставьте установленный показатель с результатом работы сотрудника. Если в правилах предусмотрен определенный размер при выполнении условия, сначала выясните, выполнено ли условие. Если размер связан с несколькими показателями, учитывайте предусмотренную документом связь между ними. Нельзя вывести сумму только из того, что сотрудник работал в соответствующем периоде: продолжительность работы может учитываться вместе с качеством, эффективностью и другими условиями. Вместе с тем не стоит добавлять к расчету ограничения, которых нет в применимых правилах премирования.

Вопрос о том, как начислять премию сотрудникам, связан и с содержанием самих правил. Когда в документе неясно описаны основания выплаты или способ определения размера, сначала нужно устранить эту неопределенность в системе премирования. Ст. 135 ТК РФ предусматривает определение размеров, оснований и условий премий в соответствующих документах. Расчет не должен подменять отсутствующие условия произвольным решением. При установлении локальных правил также учитывают мнение представительного органа работников в порядке, предусмотренном этой статьей.

Если нужно начислить премию за год, применяйте условия именно годового премирования. Установите, какие итоги работы учитываются и как продолжительность работы влияет на размер, если такое условие предусмотрено. Не следует автоматически считать годовую выплату суммой премий за более короткие периоды. Ст. 135 ТК РФ не устанавливает такого способа расчета и не определяет единого размера годовой премии. Основание для конкретной суммы должно следовать из действующей у работодателя системы оплаты труда, а не только из названия выплаты.

Отдельное правило действует при снижении премии в связи с дисциплинарным взысканием. Работодатель вправе предусмотреть такое условие в локальном акте с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. По ст. 135 ТК РФ снижение касается только премий, входящих в заработную плату и начисляемых за период, в котором применили взыскание. Само наличие взыскания не дает основания распространить снижение на любые премии без учета периода их начисления и содержания локального акта.

Кроме того, размер такого снижения не может уменьшать месячную заработную плату работника более чем на 20 процентов. Это ограничение относится к уменьшению месячной зарплаты вследствие снижения премии по указанному основанию. Его нельзя понимать как установленный законом размер самой премии. Поэтому при расчете нужно сопоставить предусмотренное снижение с его влиянием на месячную заработную плату, а не ограничиться отметкой о взыскании.

Завершая расчет, проверьте согласованность документов и срок выплаты. По ст. 135 ТК РФ трудовой договор не может ухудшать условия оплаты труда по сравнению с законом, коллективным договором, соглашениями и локальными актами. Условия этих общих документов также не могут ухудшать положение по сравнению с трудовым законодательством. Если сумма получается только за счет применения ухудшающего условия, такой расчет нельзя считать обоснованным. Срок премирования берут из правил соответствующей выплаты: проверьте его в коллективном договоре, соглашении или локальном акте.