Как начислить и выплатить премию работнику

Начните с документов, по которым оплачивается труд работника. Его заработная плата устанавливается трудовым договором в соответствии с системой оплаты труда работодателя. Система премирования закрепляется коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами — внутренними правилами работодателя. Чтобы оформить выплату премии, найдите в этих документах основание именно для выбранного вида поощрения: за какие результаты и при каких условиях работнику причитается сумма. Это порядок, предусмотренный ст. 135 ТК РФ.

Затем сопоставьте условия премирования с результатами сотрудника. В правилах должны быть определены виды премий, их размеры, основания, условия и сроки выплаты. Показатели могут учитывать качество, эффективность и продолжительность работы. Для расчета используйте размер премии и показатели, закрепленные в применимой системе, а не произвольно выбранную сумму. Например, если условия связывают премирование с качеством работы, решение о начислении должно опираться на выполнение этого условия — ст. 135 ТК РФ.

Если вы только устанавливаете систему премирования, закрепите перечисленные условия до применения правил расчета. При принятии локального акта об оплате труда учитывается мнение представительного органа работников. Условия трудового договора нельзя ухудшать по сравнению с коллективным договором, соглашениями и локальными актами; все эти документы должны соответствовать трудовому законодательству. Сопоставляйте условия между собой, чтобы расчет премии не нарушал гарантии работника, — ст. 135 ТК РФ.

При наличии дисциплинарного взыскания проверьте, предусмотрено ли соответствующее снижение премии локальным актом. Такое условие работодатель вправе установить с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Снижение касается входящих в заработную плату премий за период применения взыскания. Оно не должно уменьшать месячную заработную плату более чем на 20 процентов. Нельзя распространять такое снижение на премии за другие периоды только потому, что взыскание продолжает действовать, — ст. 135 ТК РФ.

Срок премирования определяйте по условиям системы премирования. При организации выплаты учитывайте также правила о заработной плате: она выплачивается не реже чем каждые полмесяца, конкретная дата устанавливается не позднее 15 календарных дней после окончания периода начисления. Если день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, деньги выплачивают накануне — ст. 135 и ст. 136 ТК РФ.

Премию, входящую в заработную плату, отразите в письменном извещении работнику о составе начислений. В расчетном листке также указываются удержания, их основания и итоговая сумма к выплате. Утверждая форму для такого извещения, работодатель учитывает мнение представительного органа работников. Деньги обычно выдают по месту работы либо переводят в кредитную организацию, указанную работником в заявлении, на условиях коллективного или трудового договора — ст. 136 ТК РФ.