Как исправить персонифицированные сведения

Сначала определите, в каких сведениях допущена ошибка: в персональных данных физического лица и выплатах либо в записи о трудовой деятельности. От этого зависит, как оформить исправление. Для уточнённых сведений о физических лицах применяется п. 1.2 порядка, утверждённого приказом от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Для исправления ранее переданной записи о трудовой деятельности действует п. 52 порядка заполнения ЕФС-1, утверждённого приказом от 17.11.2025 № 1462.

Если ошибка относится к сведениям о физических лицах, проверьте, представлен ли расчёт по страховым взносам за соответствующий расчётный или отчётный период. Уточнённые сведения можно представить до подачи этого расчёта. Ориентир здесь — именно момент его представления. Такое условие установлено п. 1.2 порядка заполнения сведений о физических лицах; его нужно учитывать до подготовки уточнения.

В уточнение включайте тех физических лиц, сведения о которых меняются. По ним указываются персональные данные и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений. Переносить в уточнение всех лиц, которые были в первоначальных сведениях, не требуется: состав уточнения связан с тем, кого затронули изменения. Это правило п. 1.2 помогает определить объём исправляемых сведений до заполнения формы.

Если требуется исправить данные о человеке, в пользу которого начислены выплаты, оформите аннулирование прежних данных и одновременно представьте верные. Для аннулирования данных из строк 020–060 в строке 010 укажите признак «1», а в строке 070 поставьте прочерки. Исправленные данные о физическом лице указывайте по строкам 020–060 вместе со сведениями о начисленных ему выплатах и иных вознаграждениях. Такой способ предусмотрен п. 3.3 того же порядка.

Аннулирование и исправленные данные в этом случае подаются одновременно. Практически это означает, что при подготовке исправления нужно сопоставить прежние данные человека с верными и проверить также сведения о его выплатах. Признак «1» относится к аннулированию ранее переданных данных. При первичном представлении сведений его не проставляют — это отдельное правило п. 3.3, которое позволяет различать первоначальное заполнение и отмену прежних данных.

Если же ошибка допущена в ранее представленных сведениях о трудовой или иной деятельности зарегистрированного лица, используйте порядок исправления ЕФС-1. Прежние сведения требуется отменить, после чего в следующей строке заполнить скорректированные сведения. Именно такую последовательность устанавливает п. 52 порядка заполнения ЕФС-1. При подготовке исправления определите, какую прежнюю запись нужно отменить и какие верные сведения должны стоять вслед за ней. Здесь исправление оформляется через отмену записи и заполнение следующей строки, а правила о строках 010 и 070 относятся к сведениям о физических лицах, рассмотренным выше.