Должен ли ИП сдавать отчётность по НДФЛ

Чтобы понять, сдаёт ли ИП НДФЛ, сначала нужно уточнить смысл вопроса: речь может идти об уплате налога или о представлении отчётности. Это разные обязанности. Кроме того, предприниматель может отчитываться за собственные доходы либо за выплаты другим людям в качестве налогового агента. Налоговый агент — тот, кто исчисляет и удерживает налог с выплачиваемого физическому лицу дохода. Правила для этих ситуаций закреплены в статьях 227 и 230 НК РФ.

По собственным доходам от предпринимательской деятельности применяется статья 227 НК РФ, если они подлежат налогообложению в установленном ею порядке. Пункт 1 относит к соответствующим налогоплательщикам физических лиц, зарегистрированных и осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Для них пункт 5 устанавливает обязанность представить налоговую декларацию в налоговый орган по месту своего учёта. Поэтому вопрос о декларации нужно связывать с налогообложением доходов самого ИП, а не только с наличием у него работников.

Расчёт своего налога предприниматель выполняет самостоятельно. По пункту 3 статьи 227 НК РФ общая сумма определяется с учётом налога, который удержали налоговые агенты при выплате ему дохода, и фактически уплаченных авансовых платежей. Эти суммы участвуют в расчёте обязательства. Поэтому сведения о них нужны при подготовке собственной декларации предпринимателя. Сам по себе учёт удержаний и авансов не означает, что декларацию можно не подавать: обязанность представить её закреплена отдельно.

Отчётность и перечисление денег также нужно различать при определении сроков. Пункт 6 статьи 227 НК РФ предусматривает уплату общей суммы налога, рассчитанной по декларации, не позднее 15 июля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Этот срок относится к платежу. Подменять им срок представления самой декларации нельзя. Наличие срока уплаты не отвечает на вопрос, когда должен быть передан отчётный документ.

В течение года действуют правила об авансах. По пункту 7 статьи 227 НК РФ они рассчитываются по итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев. В расчёт входят фактически полученные доходы, профессиональные и стандартные налоговые вычеты, а также ранее исчисленные авансы. Пункт 8 предусматривает их уплату не позднее 28-го числа первого месяца после соответствующего периода. Это правила расчёта и уплаты авансов, из которых нельзя выводить обязанность подавать собственную декларацию после каждого такого периода.

Когда ИП выступает налоговым агентом, действует статья 230 НК РФ. Её пункт 1 обязывает вести учёт доходов физических лиц, предоставленных им вычетов, исчисленного и удержанного налога. Для этого используются регистры налогового учёта — записи, в которых собраны сведения для расчёта налога. Их формы агент разрабатывает самостоятельно. Записи должны позволять определить получателя, вид дохода, суммы и даты выплат, а также сведения об удержании. Такой учёт служит основой отчётности о выплатах.

По пункту 2 статьи 230 НК РФ налоговый агент представляет расчёт сумм исчисленного и удержанного НДФЛ за первый квартал, полугодие и девять месяцев не позднее 25-го числа следующего месяца. Годовой расчёт подаётся не позднее 25 февраля следующего года. Сведения о доходах и налоге по каждому физическому лицу за истекший период представляются в составе расчёта. Эту отчётность нельзя заменить декларацией о доходах самого предпринимателя: у документов разный предмет.

Общее правило статьи 230 НК РФ предусматривает электронную форму представления расчёта и сведений по телекоммуникационным каналам связи. Если численность физических лиц, получивших доходы за налоговый период, составляет до 10 человек, допускаются бумажные носители. Для ИП, состоящего на учёте по месту деятельности в связи с патентной системой, отдельно предусмотрено представление отчётности по наёмным работникам по месту такого учёта. Упоминание патента в этой норме касается именно обязанности агента.

Наконец, справка физическому лицу и отчётность в налоговый орган выполняют разные задачи. Пункт 3 статьи 230 НК РФ обязывает агента выдавать по заявлениям справки о полученных доходах и удержанном налоге. Выдача справки не заменяет представления расчёта. Поэтому при определении обязанностей ИП нужно отдельно обозначить собственные предпринимательские доходы, выплаты получателям и документы по каждому направлению. Это позволяет применить нужную норму и не смешать отчётность с платежами или выдачей справок.