Для чего нужна служебная записка на совмещение должностей

Служебная записка на совмещение должностей нужна для передачи предложения о дополнительной работе: кому её поручить, какие обязанности добавить и на какой период. Её практический смысл — сделать предложение понятным до согласования с работником. Например, в записке можно описать работу по другой должности, которую сотруднику предлагают выполнять вместе с основной. Но решение о поручении такой работы должно опираться на письменное согласие сотрудника — ст. 60.2 ТК РФ.

Работодателю нужно согласовать с работником не только название дополнительной должности. Содержание означает, что именно предстоит делать, а объём — сколько работы поручается. Отдельно согласуется срок выполнения. Эти условия работодатель устанавливает с письменного согласия работника. Если в записке они сформулированы как предложение, перед поручением работы нужно получить согласие именно на согласованные условия. Так будет понятно, какие дополнительные обязанности сотрудник принял на себя, — ст. 60.2 ТК РФ.

Для сотрудника принципиально, что совмещение выполняется в течение установленного рабочего дня или смены наряду с основной работой. Освобождения от обязанностей по трудовому договору при этом нет. Поэтому при обсуждении записки имеет значение реальное содержание обеих работ: какие обязанности сохраняются и какие добавляются. Поручение работы по другой профессии или должности относится к совмещению; дополнительная работа по той же профессии или должности оформляется как расширение зон обслуживания либо увеличение объёма работ — ст. 60.2 ТК РФ.

Если предложение связано с отсутствием другого работника, дополнительную работу можно поручить как по другой, так и по той же должности. Сотрудник продолжает выполнять собственные обязанности. В записке полезно точно обозначить, какую работу отсутствующего коллеги предлагают передать: это помогает согласовать содержание и объём поручения без смешения разных обязанностей. Письменное согласие требуется и в таком случае — ст. 60.2 ТК РФ.

Совмещение оплачивается дополнительно к основной работе. Предлагаемая в записке сумма может быть предметом обсуждения, но размер доплаты устанавливают по соглашению сторон трудового договора. При согласовании учитывают содержание и объём дополнительных обязанностей. Поэтому предложение о доплате стоит связывать с конкретной работой: за какие обязанности и за какой объём стороны договариваются платить — ст. 151 ТК РФ.

Согласованный срок не лишает сотрудника права прекратить дополнительную работу раньше. Инициатива досрочного прекращения совмещения может исходить и от работодателя. Для этого другая сторона должна получить письменное предупреждение не позднее чем за три рабочих дня. При обсуждении записки полезно различать первоначальное предложение о совмещении и последующее предупреждение о его прекращении: у этих документов разные задачи — ст. 60.2 ТК РФ.